Qué validez legal tiene la firma electrónica en España

Seguro que en algún momento te has preguntado sobre la validez de la firma electrónica o digital en España y, concretamente, sobre la validez jurídica de la firma digital en nuestro país. En este artículo, vamos a intentar aclarar este asunto, dado que probablemente necesites presentar algún tipo de documento, proyecto, factura, contrato… y tengas dudas sobre su validez legal con la firma digital.

Ten en cuenta que, el simple hecho de escanear tu firma, e introducirla digitalmente en un documento a firmar, no siempre es válido de cara a estamentos como la administración pública, por poner un ejemplo. Es por eso que te conviene saber diferenciar bien los tipos de firma digital de los que se dispones, y qué es considerada una firma electrónica legal.

Para los documentos más sencillos, dispones de herramientas online destinadas a crear tu firma electrónica, o, incluso, si lo único que deseas es que se visualice la autoría de un documento, hacer uso de la marca de agua. De cualquier modo, a continuación, descubrirás todas las posibilidades de las que dispones a la hora de crear una firma digital legal.

¿Qué tipos de firma electrónica existen en España?

Lo primero que debes saber es que, en España, existe una firma digital legal que se recoge en la Ley 59/2003, del 19 de diciembre del año 2003. En este artículo, se recogen los tres tipos de categorías de firmas electrónicas que hay:

• Firma electrónica simple: corresponde, según la definición publicada en el BOE, al conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
• Firma electrónica avanzada: en este caso, se trata de la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados. Aquí, se señala que se trata de una firma que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere, y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Firma electrónica reconocida: Para terminar, y como firma más completa desde el punto de vista legal, se trata de la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

De este modo, solamente la última, la firma electrónica reconocida, es la única que se puede considerar equivalente a la manuscrita, según la ley. Por tanto, es la que debería ser utilizada para firmar la documentación legal de la administración pública.

Condiciones para obtener la firma digital legal o firma electrónica reconocida

Para que una firma digital tenga validez legal (firma electrónica reconocida), se deben cumplir una serie de requisitos, según indica la administración central:

• Identificar al firmante.
• Garantizar el no repudio en el origen.
• Verificar la integridad del documento firmado.
• Contar con la participación de un tercero de confianza.
• Estar basada en un certificado electrónico reconocido.
• Debe de ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma.

En lo referido a identificar al firmante, garantizar el no repudio en el origen, verificar la integridad del documento firmado y contar con la participación de un tercero de confianza, hay que decir que todo esto se consigue por medio del uso de las claves criptográficas, pertenecientes al certificado obtenido por las Autoridades de Certificación.

Pero, los puntos anteriores, no son el único escollo que hay que superar para que una firma digital tenga validez legal. La propia Ley 59/2003 establece que, con los 4 primeros puntos, se obtiene una firma avanzada. Pero, si lo que queremos emprender es una tarea de la administración, también se deben incluir los dos últimos indicados (estar basada en un certificado electrónico reconocido y que haya sido generada con un dispositivo seguro de creación de firma).

De este modo, para que una firma electrónica sea reconocida como la manuscrita, además hay que cumplir lo siguiente:

• Tiene que estar basada en un Certificado Reconocido, en este sentido por el Ministerio de Industria y Comercio, que es el estamento habilitado para crear firmas reconocidas.
• Que haya sido generada mediante un dispositivo que sea seguro para la creación de la firma digital legal. Este tipo de dispositivos garantizan:
  • Que las claves sean únicas y secretas.
  • Que la contraseña privada no se pueda deducir de la pública, ni al contrario.
  • Que el firmante pueda proteger dichas claves de forma segura.
  • Que no se altere el contenido original.
  • Que el firmante pueda ver lo que va a firmar.

El DNI Electrónico sirve para la firma digital, por lo que las firmas generadas con él van a ser reconocidas al igual que se haría con una manuscrita. Por el contrario, un ordenador no es un dispositivo considerado seguro, por lo que solo se generarán firmas avanzadas.

¿Es por tanto válida la firma electrónica en España?

La respuesta es afirmativa, la firma electrónica tiene validez legal en España... siempre que se haga por medio de un servicio de firma electrónica validada, que reúna todos los requisitos mencionados en el apartado anterior, los cuales se basan en la Ley 59/2003. Por tanto, es necesario que busques por internet proveedores que ofrezcan, cumpliendo con toda la legislación, soluciones de firma electrónica. Puede que para un contrato no lo necesites, pero ciertas gestiones con la Administración sí podrían requerirlo.

Para cumplir de la forma más estricta con la ley, es fundamental que se den los requisitos de captura de elementos biométricos, como la información de presión. Si se dispone de una Tablet Stylus, que disponga de la capacidad de visualizar de forma íntegra el documento que se firmará, mejor que mejor.

A efectos jurídicos, el artículo 3.9 de la Ley de la Firma Electrónica, expresa: “No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación con los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica”.

Cuáles son los beneficios de firmar un PDF con firma digital

Ahora te preguntarás: ¿en qué me beneficia la firma electrónica? El principal beneficio, de disponer de una firma digital verificada o reconocida, es el tiempo. El no tener que desplazarte para firmar documentos, los cuales puedes enviar por correo electrónico gracias a la firma digital, hace que todo sea más rápido y cómodo para la empresa, o el particular, con el que estás tratando.

Los gastos son otra cuestión para tener en cuenta. En una firma manuscrita, imagina todos los elementos que intervienen: primero, necesitas disponer de una impresora para plasmar en papel el documento. Sumamos precio del papel, electricidad y tinta. Luego, necesitas de un bolígrafo, pluma o sello, para estampar tu firma. Si no puedes desplazarte, has de enviar el documento firmado por un mensajero. Incluso, habrá ocasiones en las que ese mismo mensajero tenga que devolverte los papeles con otra firma representada, o una copia de estos documentos.

Tampoco podemos olvidarnos del almacenamiento. Imagina la cantidad de ficheros, con documentos en papel, que hay que guardar en una empresa. Hay que disponer de un espacio físico en el que colocarlos, con la dificultad que ello tiene. Todos los documentos firmados digitalmente se pueden almacenar en la nube, lo cual no ocupa espacio físico. Una ventaja clara.

Mejor administración y compatibilidad con herramientas digitales dentro de la empresa, pudiendo incluir los documentos firmados dentro de herramientas de CRM que permitan un fácil acceso. Y no nos podemos olvidar de los beneficios para el medio ambiente, al no utilizar papel. Esto es algo también muy positivo.

Cuál es el periodo de validez de una firma digital

El periodo de validez de una firma electrónica legal es diferente, dependiendo del tipo de certificado, del ámbito de su uso, y de la Autoridad que lo certifique. Lo más normal es que sea de 4 años. Una vez transcurrido este periodo, deberás volver a solicitar tu firma electrónica, para poder firmar de nuevo todos los documentos oficiales. Por ello, es aconsejable tener apuntada la fecha en la que obtienes la validación de tu firma digital, para que no se te olvide la renovación de la misma.

Qué formato de documento se suele utilizar para incluir la firma electrónica

Lo más normal es que, a la hora de hacer uso de la firma digital validada, ésta se utilice sobre documentos en formato PDF, dado que son los que presentan una mayor compatibilidad entre equipos y tienen una mayor seguridad. Si necesitas convertir otro tipo de formato a PDF, como de Word a PDF, existen herramientas que te lo van a permitir, incluso sin la necesidad de descargar e instalar nada.

Por este motivo, tanto si vas a trabajar con documentos administrativos, como empresariales, lo más normal es que tengas que trabajar con el formato PDF y necesites, por tanto, firmar dicho PDF.

Conclusiones

Como hemos podido desvelaros, la firma digital es legal en España, siempre que la verifiques en base al tipo de procedimiento que estés llevando a cabo. En cualquier caso, tanto si es una firma sencilla, como si se trata de una avanzada, es muy recomendable hacer uso de ella, ya que ofrece múltiples beneficios, entre los que destaca el enorme ahorro de tiempo a la hora de hacer trámites. En los documentos oficiales es necesario disponer de la firma electrónica reconocida, ya que es la única que se equipara a la manuscrita.