En el mundo digital es difícil garantizar la fiabilidad de un documento, por lo que se utiliza el sellado de tiempo en la firma electrónica para poder ofrecer mayor veracidad sobre la información que se quiera enviar. Además, funciona como un aval para atestiguar que la firma no ha sido modificada en un tiempo estipulado.
La integridad es uno de los requisitos fundamentales para realizar transacciones seguras u ofrecer mayor confianza. Los sellados de tiempo pueden ir en firmas electrónicas, certificados o cualquier archivo que lo necesite.
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¿Cómo funciona un sellado de tiempo en la firma electrónica?
También conocido como “Timestamping” es un instrumento que utilizan las personas y empresas para demostrar la veracidad de una información. Se utiliza mucho en transacciones legales y tratados comerciales a través de las firmas, ya que, si ésta fue firmada por un ente competente, el tratado cuenta con la aprobación del mismo.
El sellado de tiempo en firmas electrónicas ofrece datos importantes como hora y fecha en la que se generó el documento o contrato. Es decir, las personas interesadas pueden saber si el documento o la firma ha tenido modificaciones en el tiempo.
Otro punto de interés es que, al tener un sellado de tiempo en un documento, éste no puede tener modificaciones como la hora o el email del emisor del archivo firmado. Así es como se proporciona la fiabilidad.
No obstante, en caso de querer hacer alguna corrección, es posible a través de herramientas online que permitan ajustes en PDF firmados que luego puedes editar.
Cómo hacer un sellado de tiempo en la firma electrónica online
Hoy en día, existen muchas herramientas online que pueden proteger documentos y garantizar su confidencialidad. Estos pueden ser aplicados a firmas electrónicas en cualquier documento o formato.
Una de las mejores formas de hacer un sellado de tiempo en firmas electrónicas es a través de plataformas online como Formatpdf.com. Lo positivo de la herramienta es que no necesitarás descargar programas, sólo requieres de un navegador y una conexión a internet.
Para hacer el sellado en el tiempo en la plataforma online puedes seguir estos pasos:
- Entra en formatpdf.com/firmar-pdf/.
- Una vez que estés allí, haz clic en “Seleccionar archivo PDF”. Se abrirá un cuadro de diálogo para que elijas el archivo. De lo contrario, también puedes arrastrar ese archivo a la línea discontinua que aparece en el rectángulo rojo.
- Se abrirá entonces una nueva pantalla en la que aparecerá en la parte superior varias herramientas. En la barra superior verás dos opciones: escribir sobre el PDF para hacer el firmado en tiempo real y editar texto por si quieres hacer alguna modificación.
- Si eliges la opción “Escribir sobre el PDF” podrás hacer firmas con letras como Arial y elegir el color de tu preferencia. Pero, en esta misma función podrás seleccionar si quieres hacerlo a mano alzada con la herramienta de pluma. O bien puedes elegir la otra función de “Editar Texto” y presionar en el ícono de la imagen para añadir el vector de una firma, la cual permite ser ajustada y colocada en donde lo necesites.
- Al finalizar, haz clic en el botón “Descargar” que se encuentra en la parte superior derecha. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que te va a pedir que escribas el nombre del archivo y en qué carpeta quieres guardarlo.
En caso de que la descarga no se haga correctamente, puedes proceder a presionar el botón “Descargar de nuevo” para tenerlo en tu ordenador.
Qué debes tener en cuenta sobre el sellado de tiempo en una firma electrónica
Las modificaciones tanto en los archivos PDF como en cualquier otro formato vienen con ciertos aspectos los cuales hay que prestar atención, como por ejemplo:
- Las herramientas online recomiendan que la firma del PDF sea exportada en formato png. pero también aceptan imágenes en formato jpeg.
- En caso de querer hacer la firma a mano en el momento, es posible hacerlo a través de las funciones como pluma o lápiz.
- Se puede ubicar la firma electrónica en cualquier parte del documento. Solo hace falta indicar en qué zona se quiere añadir el mismo para que sea incorporada la firma.
- Con el sistema mencionado anteriormente se pueden añadir varias firmas al documento PDF en muy poco tiempo.
- Si el archivo PDF final queda con más peso, en la misma plataforma online puedes realizar cambios como comprimir tu PDF incluso aunque pese más de 200 MB.
- En caso de sumar un sellado de tiempo en tu firma electrónica este no va a modificar en absolutamente nada todo el contenido del documento. Es como si lo imprimieras y lo firmarás de forma online.
Qué programas permiten añadir sellados de tiempo en firmas electrónicas
Hay momentos en los que no se tiene una conexión de internet estable, por lo que hace falta buscar algunas alternativas.
Es claro que seleccionar la mejor aplicación para crear un sellado de tiempo depende mucho del tipo de sistema operativo que vamos a utilizar. Si lo hacemos desde un ordenador, el proceso es más fácil que desde un teléfono.
Cómo hacer un sellado de tiempo en firmas electrónica desde el ordenador
Los ordenadores cuentan con mayor variedad de softwares para la gestión de archivos. La mayoría de ellos cuentan con versiones gratis que los convierten en métodos fáciles para sumar un sellado de tiempo y otras funciones como editar documentos PDF.
Windows 10 y anteriores versiones de Windows
Los sistemas operativos Windows son uno de los más fáciles, porque tienen una amplia disponibilidad en aplicaciones. El software más idóneo para los sellados de tiempo en la firma electrónica es Adobe Acrobat.
El proceso es muy similar al explicado anteriormente, solo que antes de usarla es importante descargar el programa en el equipo. La versión para añadir firmas electrónicas es gratuita.
Mac
En Mac tienes un programa propio que es “Vista Previa” en donde encontrarás una opción en el menú de “Herramientas”, para después ubicar la opción de modificación de firmas. Con esta herramienta se puede aplicar la restricción, pero también permite añadir o modificar el documento cuantas veces sea necesario.
Linux
Al igual que en Windows, los equipos Linux tienen disponibles aplicaciones populares como Adobe Acrobat y PDFSign.
Cómo crear el sellado de tiempo en la firma electrónica desde el móvil o tablet
Si tu objetivo es añadir un sellado de tiempo a tu firma electrónica, pero solo dispones de un teléfono o tablet, no es un problema. Con el avance de la tecnología son muchas las aplicaciones compatibles con estos equipos.
Para acceder a ella, solo es cuestión de ingresar a la tienda de App del dispositivo, sea Android o iOS para seleccionar el que más se adapta a ti.
Android
La App más común para Android es Adobe Acrobat. Aunque existen otras opciones como DocuSign, esta es una herramienta bastante funcional compatible con la mayoría de los teléfonos.
El proceso de sellado es simple, solo debes ingresar al documento donde se quiera colocar la firma, luego ubicar los botones de configuración, seleccionar la opción de firmas e ir aplicando los cambios.
iPhone (iOS) o iPad
Al igual que para Android, los equipos iOS tienen aplicaciones disponibles como SignNow y JetSing, las cuales permiten incluir y aplicar sellados a las firmas electrónicas en documentos PDF.
Incluir el sellado de tiempo en una firma electrónica es una tarea muy fácil que puedes realizar en poco tiempo. Solo es necesario que sepas identificar las mejores herramientas tanto online como aplicaciones para hacerlo.
