Cómo saber si alguien ha manipulado un documento

Cómo saber si alguien ha manipulado un documento

Una de las principales razones para hacer uso de formato PDF es su dificultad para ser editado una vez que se comparte. O al menos eso era así antes, ya que cada vez es más fácil de modificar debido a las nuevas herramientas que van surgiendo. Por este motivo, hay usuarios que necesitan saber si alguien ha modificado, alterado o manipulado un documento previamente enviado, y no solo en PDF, sino también otro tipo de formatos comunes.

Dado que muchos de vosotros habéis solicitado cómo saber si alguien ha modificado un documento, nosotros hemos querido crear este artículo para que conozcáis algunos de los métodos más populares, para los formatos más frecuentes. La mayoría de las veces implica acceder a los metadatos del documento de un archivo, en los que encontrarás la respuesta, tal y como veremos a continuación.

Antes, debes saber que existen métodos para dificultar la modificación de documentos, mediante los cuales solamente se permite la lectura de dichos archivos. Pero como hemos dicho simplemente lo dificultan, ya que no se puede asegurar hoy en día que cualquier archivo pueda ser modificado si tú no lo deseas.

Esto adquiere tanta importancia que ya se habla incluso de manipulación fraudulenta, con la que se busca engañar, estafar, a una determinada persona. Hoy en día resulta de vital importancia saber identificar si un documento ha sido modificado por otra persona, sea en el formato que sea.

Métodos para monitorizar si un archivo ha sido manipulado

A la hora de compartir es frecuente utilizar determinados formatos y herramientas. Entre ellos hay que destacar el PDF, DOC, XLS, PPT, PAGES… de los cuales os vamos a mostrar la forma de saber si se han manipulado de forma separada.

Existen varios métodos, pero hemos querido mostraros aquellos que son más sencillos de ejecutar por parte de un usuario normal. Todo con la intención de haceros el proceso lo más sencillo posible. De este modo, sin ser un experto en programación vas a poder saber si un archivo ha sido manipulado. ¡Vamos con ello!

Cómo saber si un PDF ha sido manipulado

Uno de los formatos más utilizados para compartir, dada su capacidad multidispositivo y alta compatibilidad, es el PDF. Muchos documentos sensibles como facturas, contratos CVs, etc., se envían en PDF y pueden ser manipulados. Por este motivo queremos mostrarte una manera fácil de descubrir si ha sido modificado por un tercero sin tu consentimiento.

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Lo que tienes que hacer es abrir el archivo PDF y seguir con esta ruta dentro del menú principal: Archivo – Propiedades – Descripción. De esta forma accederás a los metadatos del PDF, donde encontrarás información sobre la fecha y la hora en la que fue creado el archivo, además de la fecha y hora en la que se modificó por última vez.

Así, si los dos datos no son los mismos tendrás una prueba clara de que se ha manipulado. Lo mismo ocurre si la fecha de última modificación ha sido posterior a tu envío.

Tú también te lo habrás preguntado alguna vez: ¿Es seguro el formato PDF?

En el caso de que se trate de un archivo escaneado a PDF, el método es distinto. Deberás buscar discrepancias en las fuentes, letras o tipografías entre el documento original y el escaneado. En muchas ocasiones las fuentes son difíciles de replicar, por lo que si recibes un documento en el que se aprecien cambios inusuales en el formato, sospecha y solicita el original.

Dentro de “Propiedades del documento” y “Descripción” podrás encontrar una función llamada “Metadatos adicionales”. Esta función te va a mostrar el historial de cambios de un documento, de donde vas a poder obtener también la información que necesitas para saber si se ha manipulado el documento.

Cómo saber si un DOC de Word ha sido manipulado

A la hora de trabajar con textos el formato DOC es el que ‘corta el bacalao’. Es un tipo de archivo que suele usarse también para compartir, aunque no tanto como el PDF. A la hora de enviarlo por correo electrónico puedes decidir que sea solo de lectura, para que no pueda ser modificado ni impreso, pero en realidad tampoco va a suponer un problema desbloquearlo.

Por este motivo, también es interesante conocer cuál es la manera de saber cuándo un documento de Word ha sido manipulado. Existe un modo muy sencillo que es hacer clic en el menú “Archivo” – “Información” – “Historial de versiones”. De este modo, eliges la última versión y verás quién es el que ha actualizado el archivo y cuáles son los cambios que ha realizado.

manipulación-wordEn caso de que seas usuario de Windows hay una forma más sencilla de encontrar una manipulación en un documento. Simplemente, tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón entrar en “Propiedades” y en la pestaña de “General”, podrás saber cuándo se creó, se modificó y cuándo fue el último acceso.

Los usuarios de Google Docs, por su parte, tampoco lo tienen complicado. Para saber quién ha editado un documento de este tipo (piensa que se trabaja también con DOC) hay que entrar en “Drive” y en “Ver” detalles. Es entonces cuando verás en la pestaña de actividad la actividad en Mi unidad. Ahí ya podrá marcar cualquier elemento para ver los detalles de una manera más específica.

Cómo saber si un archivo XLS de Excel ha sido manipulado

Las tablas de Excel es otro de los elementos que se suelen compartir con mucha asiduidad, principalmente cuando se está trabajando con tablas. A la hora de manejar el programa de Microsoft, en caso de que desees saber si un documento XLS ha sido manipulado, puedes utilizar los métodos usados para un archivo de Word de entrar en el “Historial de versiones” y si tienes Windows hacer clic sobre el archivo en cuestión para entrar en “Propiedades”.

manipulación-excelPara no repetirnos podéis ver como es el proceso en el apartado anterior “Cómo saber si un DOC de Word ha sido manipulado”. Pero donde sí que vas a encontrar un método distinto es en la herramienta online de Google Sheets que puedes aplicar. Este consiste en hacer clic con el botón derecho del ratón encima de una celda, para después pulsar en “Mostrar historial de cambios”.

Al momento verás una ventana en la que te aparecerán todas las personas que han realizado cambios en esa celda en concreto, indicándote la fecha y la hora en la que se modificó. Indica además cuál ha sido el cambio concreto que se ha producido. Igualmente, vas a poder recurrir al “Historial de versiones” que se encuentra dentro de “Archivo”, para ver más en general que se ha manipulado de un documento, pudiendo acceder a versiones anteriores de este.

Cómo saber si se ha manipulado un documento PPT de PowerPoint

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Normalmente, dada la compatibilidad que ofrece, se suele trabajar mucho con presentaciones en PDF. Pero una herramienta estrella en este apartado es PowerPoint y sus archivos PPT. Comúnmente se suelen hacer presentaciones conjuntas las cuales se manipulan constantemente por varias personas.

Si trabajas con “Presentaciones de Google” es muy fácil trabajar con archivos PPT, ya que se puede trabajar de manera simultánea desde Google Drive (Igual puedes hacer con Doc y Sheets). Puedes ver en directo cómo se producen los cambios y acceder al “Historial de cambios”, como ya te hemos explicado.

PowerPoint de Microsoft en sus últimas versiones también permite trabajar en la nube, pero todavía se sigue utilizando más individualmente. En PowerPoint vas a poder acceder al “Historial de versiones” a través del menú “Archivo” y accediendo a “Información”. La opción de hacer clic derecho en el archivo de PowerPoint en Windows también puede aplicarse en este caso, como en los casos que ya hemos visto, para acceder a “Propiedades”.

Cómo saber si se ha manipulado un documento de PAGES

pages-manipuladoLos que conocéis o usáis PAGES sabéis que es el editor de texto nativo de un Mac. Compartir este tipo de archivos no es lo recomendable, a no ser que sepas que el receptor tiene un Mac, debido a la falta de compatibilidad. Una vez dicho esto, decir que hay usuarios que comparten documentos en formato PAGES con otras personas.

En caso de que desees saber si este tipo de documento ha sido manipulado, existe un truco para ello. Debes saber que PAGES, cuando guardas un archivo, el programa crea una nueva versión, lo que te va a permitir acceder a versiones anteriores, y de este modo saber si un documento en este formato ha sido manipulado.

De este modo, tienes que seguir la siguiente ruta: Archivo - Volver a - Explorar todas las versiones. En caso de que quieras visualizar las versiones anteriores del documento, tienes que hacer clic en las flechas que se encuentran localizadas al lado de la columna de miniaturas de los archivos. Una vez que hagas clic en la miniatura que deseas ver, aparecerá en tamaño completo.

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