8 formas de hacer un PDF más seguro

Infografía compartible sobre las 8 formas de hacer tu PDF más seguro

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Como norma general lo mejor es emplear una clave de por lo menos 8 dígitos, que incluya letras, números, mayúsculas y minúsculas, signos de puntuación y especiales. Recuerda que cuanto más complicada sea la contraseña más difícil será que puedan saltársela. En caso de que se te olvide una de estas claves y necesites acceder a un PDF, tienes que saber que existen programas como el de https://www.formatpdf.com/desbloquear-pdf/ que trabaja online y te permite acceder a un PDF en casos de necesidad y evitando hacer mal uso de la herramienta.

Existen dos tipos de contraseña que vas a poder activar:

• Apertura de documento – Es, como su nombre indica, la que te va a permitir el acceso a un PDF. También llamada contraseña de usuario permite la apertura de un documento PDF.
• Contraseña de permisos – Conocida como contraseña maestra te va a permitir cambiar la configuración de los permisos una vez dentro del documento, sin la necesidad de que exista una contraseña de apertura de documento. Gracias a ella vas a poder restringir funciones como la copia, impresión y la edición.

Utiliza la firma digital para proteger los derechos de autor

A la hora de compartir un documento PDF tu interés puede no centrarse tanto en que otros usuarios no lo lean, sino más bien en que sea reconocida la autoría de dicho PDF. Para ello lo ideal es que el documento disponga de firma electrónica o digital. En muchos procesos judiciales la firma digital ayuda a detectar la falsificación y la manipulación de archivos PDF.

De este modo, se puede decir que la firma electrónica garantiza la integridad y la autenticidad de un documento PDF, esto además de conseguir validez legal. Una firma digital puede tratarse de un grafismo personal digitalizado o cualquier otra cosa que identifique a una persona.

Una firma electrónica ofrece una garantía de que el texto no ha sido alterado tras firmarse, de la fecha y de la hora en que fue introducido en el PDF y de que la persona que plasmó su firma es la que dice ser. Esto sin contar la eficiencia, el ahorro de costes y el menor impacto que provoca en la naturaleza.

Certificar un PDF es una buena práctica para la seguridad de este

Muchas veces se relaciona la firma electrónica con el certificado electrónico, ya que este incluye a la primera. Pero realmente no es lo mismo. Un certificado digital es un tipo de archivo informático que se ocupa de vincular datos de verificación de firma con los propios datos identificativos del firmante. Es decir, da legitimidad a una determinada firma electrónica.

Hoy en día es uno de los mejores métodos para evitar cambios no deseados dentro de un PDF. A su vez permite controlar todas las modificaciones que se van a poder hacer de este PDF. Hay que tener en cuenta que los datos que ofrece han sido autentificados por un organismo público como Hacienda, lo que hace que sirva para identificar a una persona u empresa frente a los organismos oficiales.

Para conseguirlo, primero has de solicitarlo a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Una vez dentro verás cómo te ofrecen dos métodos de obtención, como archivo descargable en tu ordenador o utilizando tu DNIe. Posteriormente, deberás seguir los pasos que te van indicando desde el organismo público, para realizar la solicitud.

Al final recibirás un código en tu bandeja de entrada de tu correo electrónico. Con este acudes a una oficina de la Agencia Tributaria con tu DNI, NIE o pasaporte para acreditar tu identidad y listo.

Los antivirus y antispyware pueden evitar que accedan a tus PDFs más sensibles

Algo siempre recomendable es tener protegidos tus equipos frente al pirateo, para que puedan robarte información y accedan a información privada incluida en un PDF o en otro tipo de archivos. Para ello necesitarás hacer uso de un buen antivirus y antispyware.

Muchos correos electrónicos que se envían a lo largo del día pueden contener virus, los cuales entran en tu equipo al abrir el respectivo correo infectado.

Cuando se comparten PDFs delicados, siempre existe el miedo de que pueda acceder a él alguien que no es deseado, pero también existe ese riesgo sin necesidad de mandárselo a otra persona, ya que los hackers o piratas informáticos pueden estar espiándote.

La buena gestión de derechos digitales o de información con un DRM o IRM ayuda

Si estás buscando compartir, almacenar y acceder a archivos de forma segura, la gestión de derechos digitales (DRM) o también denominada gestión de derechos de información (IRM) va a ser tu mejor herramienta de seguridad. Permite gestionar fácilmente los derechos de acceso y de uso dentro de un documento, a la vez que se controlan a las personas que han accedido a este documento.

Este tipo de tecnología permite revocar en tiempo real los derechos que tiene una persona, a la hora de acceder a los ficheros de una empresa, por poner un ejemplo. Una organización o empresa que dispone de muchos empleados que tienen acceso a documentos PDF confidenciales suele hacer uso de esta tecnología para evitar fugas de información.

Las marcas de agua, los pies de página y los encabezados te pueden ayudar

Otra forma de proteger la propiedad y autoría de un documento son las marcas de agua, los pies de página y los encabezados. En estos espacios puedes añadir información personal e incluso el nombre de la empresa propietaria de los documentos. Muchos bancos de imágenes utilizan la técnica de introducir una marca de agua en las fotografías que ofrece, la cual hacen desaparecer en el mismo momento en el que se compra una de sus imágenes.

De entre estas tres opciones la de la marca de agua es la que mejor protege, ya que es más difícil de quitar, por lo que es la que ofrece una mayor seguridad. Es una buena forma de permitir usar un documento, manteniendo siempre la propiedad intelectual.

No se trata de un método tan restrictivo como otros mencionados anteriormente, pero resulta efectivo de cara a que se empleen tus PDF de manera ilícita, sacando partido económico de ellos. Además, insertar elementos como una marca de agua es fácil, ya que existen herramientas online que lo permiten.

Quitar el contenido confidencial de un PDF al compartir hace el documento más seguro

“Censurar” los datos personales o la información sensible de un PDF al compartirlo va a evitar que terceras personas accedan a contenido que no deseas que vean. Lo mismo ocurre al “Quitar la información oculta”, como es el caso de los metadatos, para que otras personas puedan obtener cierta información.

Aquí se cumple la norma de lo que no está, no se ve. Aunque algo está claro, solo podrás quitar la información mencionada en aquellas situaciones en las que no sea necesario que el receptor acceda a este tipo de datos del PDF. Muchas veces no es necesario que un documento incluya datos personales a la hora de ser compartido.

Sé prudente y lógico a la hora de mandar un PDF

A la hora de enviar a alguien un PDF, que no quieres que sea compartido por más personas, es conveniente que al receptor del correo electrónico se le avise de que no hay que compartirlo. Ni que decir tiene que ha de tratarse de una persona de confianza o del ámbito laboral. No son pocos los casos de personas que envían fotos comprometidas por chat y luego estas acaban en las redes. Simplemente, tienes que usar la lógica antes de compartir un PDF.

Cuantas menos personas tengan acceso al PDF, menos posibilidades hay de que la información que contiene este se filtre. Por tanto, es bueno que pienses bien las cosas antes de hacerlas. En muchas ocasiones la firma de un acuerdo de confidencialidad va a servir, para que la persona que ha recibido un PDF se lo piense antes de compartirlo, de cara a no tener problemas legales.