Al pasar de PDF a Word mi texto pierde formato, ¿por qué?

Texto pierde formato al pasar de PDF a Word

Un problema más común de lo que se piensa, al convertir un PDF en Word, es que se pierda el formato y el aspecto sea diferente, a como lo tenías al principio. Precisamente, el PDF surgió en su origen para compartir documentos, de manera que no cambiará su aspecto al compartirlos. Y entonces, ¿qué sucede?, ¿por qué se pierde el formato?, ¿cómo pasar de PDF a Word sin perder formato?

Seguro que no es la primera vez que tienes un documento en PDF, quieres pasarlo a Word, y el aspecto resultante es muy distinto de lo que esperabas. Esto, principalmente, se produce debido a que los conversores se especializan más en hacer una reproducción del PDF lo más parecida posible al original, dejando a un lado otros aspectos como la armonía o la usabilidad.

De este modo, pasar de PDF a Word sin perder formato es muy complicado, aunque, si tienes en cuenta una serie de precauciones, puedes evitarlo en cierta medida. Si eres una persona a la que no le importa tanto realizar esta acción sin importar lo que pase, no vas a tener problemas, ya que luego, en el editor de texto de Office, vas a poder realizar los ajustes pertinentes.

Por lo tanto, transformar PDF a Word sin perder formato es posible, por lo menos de cierta manera. Y este es el propósito de este artículo: que conozcas y aprendas cuáles son los principales problemas que se dan a la hora de realizar el cambio y que aprendas cómo copiar PDF a Word sin perder formato.

Cómo pasar de PDF a Word sin perder el formato

El tiempo muchas veces apremia, por eso, acciones como aprender a pasar PDF a Word sin perder formato, copiar tablas de PDF a Word sin perder formato o, simplemente, copiar texto de PDF a Word sin perder formato, se convierten en acciones de verdadero interés para vosotros.

Por medio de los siguientes apartados, vamos a mostraros algunos de los principales problemas que se dan con esta transformación y qué puedes hacer para que esto no suceda. Aun así, ya adelantamos que es muy complicado que el documento resultante sea una copia exacta del PDF, pero, lo que sí buscamos, que se produzca el menor número de cambios posible.

Los saltos de página, un quebradero de cabeza

salto-paginaUno de los principales problemas que hay que tener en cuenta, a la hora de pasar un PDF a Word sin perder el formato, son los saltos de página, columna o, incluso, sección. Una de las ‘manías’ que tienen los conversores es la de añadir saltos que, en un principio, no había. La intención de estas herramientas no es mala, ya que lo que buscan es realizar con ello una copia lo más exacta posible, pero a veces resulta un completo incordio.

El problema de eliminar estos saltos posteriormente, es que puede descompaginarse completamente el texto y eso sí que sería un problema. La solución pasa por comprobar que el formato de párrafo y de página es el mismo, antes y después de dicho salto, para que de este modo Word evite tener que ajustarlos.

El truco, para ver si realmente existen dichos saltos, es apretar el botón “¶”, que nos mostrará toda la información oculta.

Al copiar tablas o textos en un PDF y luego pegarlas en un Word, se pierde todo el formato

Continuamos con la hoja de ruta para aprender a copiar y pegar texto de PDF a Word sin perder formato. Y no solo texto, sino también copiar tablas de PDF. Si hay algo que suele pasar continuamente, es que copies con el botón derecho del ratón un texto en una tabla de un PDF, lo pegues directamente a Word y aparezca todo descolocado y sin sentido. Te suena, ¿no?

Este problema tiene solución, aunque nunca va a ser el resultado 100% igual, pero sí cerca. El fallo se produce al realizar un copia/pega directo, que no ofrece buenos resultados. La solución está en hacer clic sobre “Archivo”/“Abrir” y, luego, buscamos y marcamos el documento PDF que nos interesa. La propia hoja de cálculo de Microsoft nos avisará de que se va a realizar una conversión ¡y listo! Ya tendríamos la tabla y el texto con su formato original.

Una vez hecho todo esto, si únicamente queremos un párrafo, o bien borramos el resto o, aquí sí, hacemos un corta/pega con el ratón (o con los atajos de teclado). No te olvides que, una vez finalizados todos los cambios, también es posible volver a pasar de Word a PDF.

Problemas con los márgenes y los tamaños de página

margen-documentosRevisar bien los márgenes y los tamaños de página es fundamental antes de empezar a trabajar, sobre todo si no queremos que se nos destroce todo el texto. Esta labor de revisión previa es importante para pasar de PDF a Word sin perder formato. Este trabajo a priori se agradecerá después, ya que no perderemos tiempo retocando todo.

De este modo, revisa que exista una uniformidad en cuanto a los tamaños que hay en el documento. Procura, a su vez, que se trate de tamaños estándar y de que los márgenes no sean muy pequeños, ni muy grandes, lo que puede dar problemas al conversor.

Los saltos de línea también son un problema

Anteriormente, ya hemos comentado el problema que ocurre con los saltos de página, pero también hay que tener en cuenta los saltos de línea, a la hora de transformar PDF a Word sin perder formato. El problema se da con el programa conversor, que a veces interpreta como saltos de línea, algo que no lo es.

Como ocurría con los de página, el botón “¶” nos va a permitir verlos, solo que en esta ocasión aparecerán con esta viñeta: “↵”. Si queremos crear un salto de línea, en lugar de uno de párrafo, es importante apretar el botón Shift + Enter.

El formato de fuente también afecta

Al convertir un formato de PDF a Word, nos encontramos con otro problema común y que trae, también, muchos quebraderos de cabeza. Se trata del formato de fuente, o, lo que es lo mismo, el tamaño de letra, negrita, subrayado cursiva… Existen algunas opciones, que forman parte del formato de una fuente, que apenas se utilizan, pero aun así los conversores de texto sí que las cambian y ahí surge un problema, ya que estas modificaciones empeoran el documento.

Para evitar esto, recomendamos pulsar Ctrl + M, para entrar en las opciones de fuente. Lo mejor, para evitar problemas, es entrar en la viñeta “Avanzado” y dejar todas las opciones en normal y 100%.

Inconvenientes con los encabezados y pies de páginas

Aquí el problema se da a la hora de pasar un documento PDF a Word, en que los textos que se encuentran en estos dos puntos y los conversores los suelen reconocer como texto principal; de este modo, los márgenes suelen quedar muy pequeños. Para evitarlo, se recomienda insertar los encabezados y pies de página con la función correspondiente, y eliminándolas del texto principal.

Con las notas al pie de página también pueden darse problemas, como que el conversor las considere como texto principal. En este caso, el procedimiento para solucionarlo es el mencionado anteriormente.

texto-confuso

Caracteres confusos

La situación que te vamos a contar ahora se suele producir, principalmente, cuando se trata de un documento escaneado. De esta forma, los conversores pueden llegar a confundir letras debido a las manchas de escaneo, o que se trate de un documento viejo. La única solución es remitirse al original y así evitar los errores de traducción.

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