Cómo organizar bien un PDF

como-organizar-bien-un-pdfEn muchas ocasiones las personas no son capaces de ver la importancia de tener bien organizado el material digital. Una buena gestión de tus documentos PDF te va a facilitar enormemente tu trabajo, y así te lo vamos a demostrar a lo largo de este artículo. El problema viene en muchas ocasiones en que no se conoce la mejor forma de organizar bien un PDF y, a su vez, no se conocen los beneficios que ofrece la buena organización de tus archivos PDF.

Vivimos en un momento en el que el papel ya no tiene tanta importancia como antes, ya que la mayoría de los archivos son digitales y se guardan en la nube, lo que te permite acceder a ellos desde cualquier lugar. Desde su creación, allá por 1993, el formato PDF continúa siendo uno de los principales tipos de archivos destinados a compartir información y a las gestiones administrativas.

Dada la gran cantidad de documentos e información que se genera en la actualidad, es necesario saber bien cómo organizar bien un PDF, mejor dicho, todos los PDF. Tan importante es esto último que hemos mencionado, que hoy en día hay profesionales destinados únicamente a manejar todo este tipo de información dentro de una empresa. Si antes todos los documentos en papel se guardaban en ficheros, ahora es lo mismo, pero de una forma digital.

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A través de este texto vas a descubrir la importancia de organizar de una forma adecuada tus PDF, para que tengas fácil acceso a ellos. Igualmente, te ofreceremos algunas recomendaciones que te van a servir de mucha ayuda, siempre mostrándote la importancia que tiene el mantener un buen orden con los PDF.

¿Por qué es importante organizar bien un PDF?

Alguien puede llegar a pensar, ¿por qué voy a perder el tiempo en organizar bien los PDF? Hay una respuesta clara a esta pregunta, y no es otra que para facilitar posteriormente el acceso nuevamente a los documentos PDF, Word, JPG… De este modo, todo trabajo previo de organización de documentos digitales va a proporcionarte un acceso mucho más sencillo a los archivos que necesites recuperar.

Es importante que tengas presente, que habrá otras personas que necesitarán acceder a un determinado archivo, por lo que cuanto más fáciles pongas las cosas, más sencillo será para todos. Al día se generan en las empresas infinidad de documentos digitales, que es necesario organizar, de ahí la necesidad de que exista un buen sistema para ello. La persona que creó el documento en cuestión seguramente tenga una mayor facilidad para poder encontrarlo, pero es necesario que otros también accedan a él.

Todo esto se traduce en ahorro de tiempo que, a su vez, influye directamente en la efectividad y en la productividad. Hasta tal punto es importante saber organizar de forma correcta un PDF. Pero tampoco hay que olvidar que mantener un orden dentro de un mismo documento PDF u de otro tipo también es importante. Para ello existen herramientas online como esta que te van a permitir reordenar las páginas que componen un PDF, para crear una lógica, en caso de que no exista.

Incluso, si es necesario, existe la posibilidad de borrar aquellas páginas que estén obsoletas o, directamente, no interese conservar. Numerarlas también es una buena forma de facilitar su lectura.

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Cuál es la mejor forma de organizar un PDF

Ya os hemos mostrado la importancia de organizar de forma adecuada los documentos PDF de una empresa, domicilio, etc., por lo que también te vamos a ofrecer una serie de consejos que te van a servir para hacerlo de una forma adecuada. Es cierto que cada empresa, persona…, tendrá sus propias manías y métodos, para unificar criterios, pero suele haber ciertos aspectos que suelen coincidir en todos y suponen una buena praxis.

Dichas recomendaciones las vamos a dividir por apartados, para que obtengas una buena explicación de cada una de ellas. Pasamos por tanto a mostrarte la mejor manera de organizar documentos digitales como un PDF.

Guarda tus PDFs en una única carpeta

Guardar tus PDFs en una única carpeta suele ser bastante recomendable de cara a organizar u ordenar todos tus documentos digitales. Eso no significa que posteriormente puedas hacer uso de subcarpetas que permitan categorizar mejor cada uno de esos documentos. La idea de este método es la de facilitar las copias de seguridad y las posteriores búsquedas de documentos. Disponer de una carpeta raíz va a facilitar mucho las cosas, siempre que sea un grupo de personas las que trabajen conjuntamente con ellas, como ocurre en las empresas.

Establece un protocolo

Ya te adelantábamos en el anterior apartado que disponer de un protocolo, principalmente cuando trabajas con más personas, que establezca como debes de operar a la hora de guardar y organizar documentos PDF. De este modo se crea un procedimiento único de almacenaje que puede ser compartido y utilizado por varios individuos.

Se establecerán pautas a seguir sobre la forma de nombrar las carpetas y los diferentes archivos PDF, sobre como trabajar en tu ordenador de forma local o en la nube y sobre el proceso de creación de copias de seguridad. Esto permitirá que la obtención de información sea más sistemática y efectiva.

Nombra las carpetas y archivos de forma breve y autoexplicativa

Conocidísimo es el dicho de “Lo bueno es breve”, y para organizar un PDF de forma correcta esto es fundamental. A la hora de nombrar una carpeta o archivo para organizarlo el nombre que incluyas ha de ser lo más escueto como te sea posible. Ten en cuenta que Windows ofrece la posibilidad de 260 caracteres, pero eso no significa que debas utilizarlos todos. Los acrónimos te pueden servir de apoyo para no hacer estos nombres tan largos. Ser breve a la hora de escribir dichos nombres, por tanto, es importante.

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Dichos nombres, también tienen que ser autoexplicativos, es decir, que se utilicen fórmulas descriptivas como la palabra factura, clientes… Igualmente, puedes separar las palabras haciendo uso de guiones bajos, pero no es lo único a tener en cuenta, ya que también es importante prescindir de acentos, símbolos e incluso de la tecla “ñ”, que puede ser incompatible con algunas plataformas y herramientas. En cuanto a los mencionados símbolos, normalmente si tienes que hacer uso de la tecla “Shift” para escribirlos, mejor no utilizarlos.

Mantener una nomenclatura reconocible, común y consistente va a hacer el trabajo mucho más sencillo para ti y para el resto. Una vez dicho todo esto, luego serás tú el que decidas si todo esto te ayuda o no.

Usa la fecha invertida a la hora de codificar documentos

Lo de codificar los documentos PDF con fecha invertida a la hora de organizar tiene su sentido. Esto es así, ya que, al ordenar alfabéticamente una carpeta esta se ordena por fechas, lo que facilita enormemente la posterior búsqueda de documentos PDF. Por ponerte un ejemplo, para un 9 de enero de 2001 deberías poner 20010109. Si además de esto incorporas los números de versión al final del nombre, mejor que mejor.

Subcarpetas para organizar un mayor volumen de información

Un gran volumen de documentos PDF puede complicar ampliamente la organización de estos. Las subcarpetas van a ser un aliado fundamental a la hora de organizar todo ese contenido, ya que te va a ayudar a distribuir todos tus PDF o resto de archivos. Un método muy utilizado es distribuir la información en subcarpetas por años, así podrás saber qué información es más antigua que otra.

Hacer uso de subcarpetas, no significa abusar de ellas. Ten esto en cuenta, ya que disponer de centenares de carpetas tampoco te va a ayudar en la organización de tus documentos. Piensa que cuanto menos scroll haya que hacer con el ratón mejor será. Los Macrodatos o Big Data han traido una nueva forma de trabajar.

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Organizar los PDF desde el principio es importante

No esperes a organizar un PDF posteriormente, hazlo desde el principio. Esto es importante, ya que, si lo guardas en un primer instante en local, para posteriormente pasarlo a la carpeta correspondiente, pierdes un tiempo muy necesario en realizar ese cambio, además de que corres el riesgo de que se borre o pierda el documento, o incluso que se te olvide trasladarlo.

Procura no borrar ningún documento PDF

Aunque creas que un PDF no lo vas a volver a utilizar, puede darse el caso de que vuelvas a necesitarlo. Por ello se recomienda no borrar ninguno de esos documentos, por lo que pudiera pasar. Piensa que algo que has borrado ya no lo vas a poder recuperar. Para evitarlo puedes crear, como mencionamos anteriormente, subcarpetas para versiones más antiguas. Si organizas bien tus PDFs no necesitarás tener que borrar nada.

Repasa asiduamente tu carpeta local por si te has dejado algo atrás

Dejar un documento PDF destinado a compartir en una carpeta local de un equipo es algo muy común. Por ello es conveniente que de vez en cuando revises dichas carpetas y tu escritorio por si te has olvidado de organizar en la nube algún tipo de archivo. Piensa que una información o archivo desaparecido supone unos costes de tiempo y dinero importantes, por lo que hay que tener cuidado en este sentido.

Poder encontrar información relevante en el momento preciso para tomar una buena decisión, es muy importante. Solo piensa que por no ordenar los archivos como es debido, no encuentras una información urgente e importante. Siguiendo, por tanto, unas sencillas pautas puedes evitar este ‘mal trago’.

Procura hacer siempre copias de seguridad

A la hora de organizar documentos PDF es importante realizar cada cierto tiempo copias de seguridad en la nube, servidores o disco duros externos. Haciendo volcados periódicos evitarás perder todos tus PDF si surge cualquier tipo de problema o error. Es un seguro frente a cualquier inconveniente que surja.

Ten más a mano los PDFs que más utilices

A la hora de organizar u ordenar PDFs, procura tener más a mano todos aquellos archivos o carpetas que más utilizas. Los accesos directos te van a servir mucho de ayuda para ello. Todos los proyectos más actuales es mejor tenerlos con un mejor acceso, si es posible a un solo clic. Lo menos necesario lo puedes esconder más, pero recuerda, nunca lo borres a no ser que sea estrictamente necesario.

Organización interna de un archivo PDF

Tan importante es organizar perfectamente tus archivos PDF, como hacerlo de forma interna. Un documento compuesto por varias hojas bien estructurado hace más fácil trabajar con él y comprenderlo. En este sentido disponer de un índice claro y de una numeración por páginas es totalmente necesario.

Y qué decir tiene, si necesitas reestructurar el orden del documento, hay que tener cuidado para no crear confusión si dispones de un índice. Ya al principio de este artículo te facilitamos el enlace a herramientas online que te van a ayudar a dar orden a las páginas de un PDF, además de numerarlas.

indiceConclusiones sobre ordenar documentos PDF

Ya has podido ver a lo largo de este texto la importancia de mantener una buena organización en un PDF, tanto internamente como en cuanto al modo de organizar archivos. Evidentemente, aquí también juega tu forma de trabajar y la de tu organización, por lo que simplemente se trata de una serie de consejos que puedes tomar o no. El objetivo final es que utilices lo que te sea más cómodo y mejore tu búsqueda, y la de los demás, de archivos PDF.

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