Cuando creas un documento en Microsoft Word tienes muchas opciones a la hora de guardarlo. Bien puede mantener el mismo formato, en cuyo caso será un archivo de tipo .doc o .docx, o convertirlo en un archivo PDF para que el contenido no sea modificado a posteriori. Guardar de Word a PDF es bastante sencillo ya que existe la opción directa para hacerlo desde el propio programa. Después de varios clics, conseguirás tener como resultado tu archivo original en Word y el mismo contenido pero en formato PDF.
Puede que tengas que enviar ese documento a otra persona y no quieres que sufra modificaciones cuando lo abra o que quieras tener una copia en otro formato por si acaso. En cualquiera de esos casos, aprender cómo guardar Word en PDF es básico ya que es una acción que puedes hacer desde cualquier sistema operativo con el programa Microsoft Word. Incluso, dando un paso más, existen plataformas que van a permitirte convertir de Word a PDF online.
En este artículo verás las distintas opciones de cómo guardar un Word en PDF. Vamos allá, empezando por el procedimiento más fácil.
Índice de Contenidos
Cómo guardar PDF desde Word
Ya sea que tengas instalada la versión de Microsoft Word 1997-2003 o la más nueva, los pasos a seguir son exactamente los mismos para exportar Word a PDF:
- Abre el documento en Microsoft Word.
- Ve al menú “Archivo”.
- Desde allí, elige la opción “Guardar como…”.
- Se abrirá un nuevo cuadro en donde podrás elegir la ubicación en la que quieres guardar el nuevo archivo así como darle un nombre diferente.
- En la parte inferior, aparecerá una opción que dice “Formato del archivo”.
- De la lista que se despliega, selecciona la opción “PDF”.
- Haz clic en “Guardar”.
De esa forma vas a tener la versión de ese documento en formato PDF.
Qué debes saber sobre cómo guardar un documento Word en PDF
Como toda acción que se hace con archivos, y fundamentalmente con el cambio de formato, hay algunas cuestiones a tener en cuenta:
- Al exportar de Word a PDF se obtendrá como resultado un archivo PDF con el mismo contenido que se haya colocado en Word. Eso sí: si tenías notas en Word, éstas no se guardarán en el documento PDF.
- En ocasiones, cuando se han movido las reglas de Word para que el texto encaje y se utilice un poco más de la hoja, puede que se guarde cortado en el archivo PDF. Esto se debe a que la hoja tiene establecida unos márgenes que si no se respetan, lo que sucederá es que a la hora de imprimir saldrá cortada. Al exportar a PDF desde Word se guarda la hoja tal y como aparecería a la hora de imprimir.
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- La calidad del archivo generado será la misma que se tiene en el documento Word. Es decir, que si se tiene incrustada una fotografía o archivo multimedia de baja calidad, así es como se verá en el documento PDF.
- Existen otras formas de guardar en PDF en donde se puede ajustar otros parámetros como por ejemplo el formato de la hoja, si se quiere guardar todo en blanco y negro o a color, cambiar la posición del contenido, etc. Todo ello se puede hacer si se va a “Archivo”, y desde allí a “Imprimir…”. En la parte inferior verás una opción que dice “PDF” y al hacer clic en la flecha, se despliega un menú que dice “Guardar como PDF…”. Es en este mismo cuadro en donde se pueden hacer todas las configuraciones para optimizar al guardar de Word a PDF.
Qué programas permiten guardar documento Word en PDF
Más allá del uso de Microsoft Word para realizar la acción de exportar de Word a PDF, puede que te interese el conocer qué otras alternativas existen para esta misma finalidad. Se trata de opciones aptas tanto para distintos sistemas operativos de escritorio como para dispositivos móviles.
Cómo guardar Word en PDF desde el ordenador
Si bien Microsoft Word está disponible para todo tipo de sistema operativo como Windows, Mac o Linux, estas son otras opciones para guardar de Word a PDF.
Windows 10 y anteriores versiones de Windows
Si no quieres hacer la conversión desde el propio Microsoft Word, tienes la posibilidad de hacerlo desde Adobe Acrobat, el programa por excelencia para trabajar con archivos PDF.
Para exportar de Word a PDF utilizando Adobe Acrobat, sigue estos pasos:
- Abre Adobe Acrobat.
- Ve al menú “Crear” y desde allí elige la opción “PDF desde archivo”.
- Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo. Busca el archivo Word que quieras convertir en PDF. Cuando lo tengas seleccionado, haz clic en “Abrir”.
- Si el archivo es pequeño se convertirá casi automáticamente, sino aparecerá un cuadro de diálogo de proceso.
- Esta nueva versión en PDF, hará falta guardarla en nuestro ordenador.
- Ve a “Archivo” y de allí a “Guardar”. Elige en el cuadro nuevo la ubicación y el nombre que le quieras dar y haz clic en “Guardar” nuevamente.
No coloques nombres largos porque de lo contrario podría darte problemas.
Mac
Si bien desde Mac puedes utilizar tanto la opción de Microsoft Word como hacerlo desde Adobe Acrobat, existe una tercera alternativa válida. Esta opción es muy buena cuando tienes problemas y Word no me deja guardar como PDF. Se trata de utilizar el programa TextEdit.
Para guardar documento Word en PDF desde TextEdit sigue estos pasos:
- Abre TextEdit desde el apartado de “Aplicaciones” en el Finder.
- Ve al menú “Archivo” y desde allí a “Abrir”.
- Busca el archivo Word que quieras convertir a PDF y dale nuevamente a la opción de “Abrir”.
- Aparecerá un documento de TextEdit con el contenido del archivo Word.
- Nuevamente, dirígete al menú “Archivo” y desde allí a la opción “Exportar como PDF”.
- Se abrirá un nuevo cuadro en donde podrás elegir la ubicación y el nombre del archivo.
- Por último, hacer clic en “Guardar”.
Si el archivo contiene imágenes también aparecerá pero en algunos casos puede dar problemas, por lo que este método es recomendado únicamente para texto.
Linux
Para guardar de Word a PDF en Linux tienes varias opciones. O bien optar por un programa alternativo a Microsoft Word como lo es AbiWord que permite abrir archivos en formato .doc o instalar Adobe Acrobat. En el primero los pasos a seguir son los mismos que en Microsoft Word, mientras que en Adobe Acrobat también sucede lo mismo. Para descargar la versión indicada tienes que ir al “Help Center” de la web oficial de Adobe Acrobat en donde tendrás distintas opciones según tu tipo de Linux.
Cómo guardar un archivo Word en PDF desde el móvil o la tablet
Muchas veces tenemos el archivo Word en nuestro teléfono móvil y se nos hace imprescindible hacer el cambio de formato en él. Si eso te sucede puedes hacerlo de esta forma:
Android
Existe una versión de Microsoft Office y de Adobe Acrobat para Android. Tienen una opción para instalar la aplicación gratuita pero después hay algunas funciones que son de pago.
Si no quieres pagar por ello, puedes buscar en la Play Store “Word a PDF” y te saldrán otras aplicaciones alternativas.
iPhone (iOS) o iPad
Como con Android, tienes la opción de Microsoft Word o Adobe Acrobat. Pero si quieres otra aplicación, busca en la App Store “Word a PDF” y te aparecerán otras opciones para guardar de Word a PDF desde tu móvil o tablet.
