Nos llegan por partes iguales personas buscando cómo activar Microsoft Print to PDF, que personas buscando cómo desactivar la impresora de Microsoft en Windows. Para ambos tipos de usuarios, hemos preparado un artículo en el que explicamos cómo configurar esta funcionalidad de impresión.
Una de las funciones que siempre se ha demandado para Windows es la posibilidad de convertir distintos formatos de archivo a PDF. Sí que es cierto, que existen aplicaciones online y descargables que te permiten realizar todo tipo de conversiones, pero la comodidad de hacerlo rápido con un programa nativo de Microsoft es tentador.
Dicho y hecho, eso sí, antes de Windows 11 hubo que esperar a Windows 10 para tener Microsoft Print to PDF para realizar dicha transformación de una forma rápida y con casi cualquier tipo de archivo. Pero no a todo el mundo le gusta esta función.
Por tanto, la impresora PDF de Windows es toda una realidad, aunque realmente se trata de una impresora virtual que, entre otras cosas, permite guardar y convertir una buena variedad de archivos a PDF. Esto sin contar que también permite hacer copias en PDF de páginas web. Hoy en día muchos trámites se realizan a través de internet, eso sin contar que lo de dejar currículums en papel en las empresas es cosa del pasado.
Y en este sentido el PDF es el formato estrella por su compatibilidad a la hora de compartir, seguridad y su dificultad para ser modificado. En este último sentido existen herramientas online que te permiten editar PDFs, pero sin duda muchos prefieren realizar los cambios en un editor de texto y transformarlo posteriormente en PDF.
En este artículo vamos a mostrarte cómo funciona Microsoft Print to PDF o PDF Printer Windows, como también se conoce. Pero vamos a ser más castellanos y la vamos a llamar, igualmente, impresora PDF para Windows. Te aclararemos el paso a paso detallado, para que puedas hacer tu conversión, y te daremos algunos consejos y detalles a tener en cuenta sobre la impresora PDF para Windows 10.
Índice de Contenidos
Cómo usar Print to PDF
Vamos en este apartado a mostrarte lo esencial, y es que aprendas a hacer uso de Microsoft Print to PDF. Una vez acabado el apartado, verás como el proceso te va a robar muy poco tiempo, algo muy valorable con la cantidad de cosas que hay que hacer en un día. Ya lo aclara el dicho: “el tiempo es oro”. Pero esto no es lo único, ya que la impresora PDF de Windows también es muy sencilla de utilizar, una vez que aprendas a manejarla. El procedimiento es el siguiente:
- Primero tienes que acudir a la sección de “Imprimir”, que encontrarás dentro del documento o archivo que quieras convertir a PDF.
- Una vez hecho lo anterior te encontrarás con una ventana que te facilita varias opciones de impresión.
- Acude al cuadro en el que se te permite elegir impresora para seleccionar “Microsoft Print to PDF”.
- Configura el resto de las opciones que te interesen, como el tamaño de papel o el tipo de margen que vas a querer para el PDF resultante.
- Ya, simplemente, te falta hacer clic en “Aceptar” para realizar la transformación a PDF, sin olvidar de elegir la carpeta de destino previamente.
Puede ocurrir también, que no encuentres Microsoft PDF Printer y necesites, por tanto, instalarlo, o, todo lo contrario, que no lo utilices y prefieras desactivarlo. Te vamos a mostrar, en el siguiente apartado, la forma de hacerlo.
Cómo activar o desactivar la impresora de Windows
Como te hemos adelantado en el apartado anterior, ahora vamos a mostrarte como se activa y desactiva la función Microsoft Print to PDF de Windows. Lo más normal es que el servicio ya se encuentre operativo en el momento en el que enciendes tu PC con Windows 10 por primera vez (más difícil que esto ocurra con Windows 7, Windows 8 u otras versiones). También puede ocurrir que prefieras utilizar otro servicio de transformación a PDF y prefieras desconectar la impresora PDF de Windows para no liarte, esto último también es posible. Por tanto, los pasos a seguir son los siguientes:
Abre la ventana “Ejecutar” e introduce el comando “Appwiz.cpl”. Otra opción es entrar en el “Panel de control”, “Programas”, “Programas y características”. Si sigues este último camino tienes que hacer clic sobre “Activar o desactivar las características de Windows”.- Busca dentro del listado que te aparecerá, la opción “Imprimir en PDF de Microsoft” para activar lo que se conoce como Microsoft Print to PDF.
- A la izquierda de la opción Print to PDF encontrarás una pequeña cuadrícula que te va a servir para activar o desactivar la función, marcando o desmarcando dentro del pequeño cuadrado.
Normalmente no es necesario reiniciar el equipo para que se produzcan los cambios, pero si ves que todo sigue igual reinicia tu PC de nuevo.
Qué debes saber sobre la impresora PDF de Windows
A continuación, vamos a ofrecerte una serie de consejos y consideraciones que te van a ser útiles, de cara a conocer el servicio de Microsoft Print to PDF. La información que vamos a ofrecerte responde a algunas de las dudas que se suelen plantear los usuarios de este servicio. En este sentido:
- Ten en cuenta que al utilizar Microsoft Print to PDF puede darse el caso de que el formato, la estructura e incluso el contenido del documento PDF resultante, pueda ser diferente al original. Por este motivo es conveniente que siempre revises el resultado y lo edites para dejarlo a tu gusto.
- Procura guardar siempre una copia del original, antes de hacer uso de la impresora PDF de Windows, por si ocurre algún tipo de problema. Siempre es bueno ‘guardarse las espaldas’.
- Los usuarios de Windows 7 y Windows 8 carecen de la opción de la impresora de PDF de Microsoft. Lo bueno es que existen alternativas buenas en el mercado.
- El formato PDF es idóneo para compartir, visualizar y transportar, pero no es el mejor pensado para ser editado, aunque se pueda. Por ello, si tienes que trabajar realizando cambios en él, son más recomendables los procesadores de texto, que ofrecen más posibilidades en este sentido.
Posibilidades de utilizar Microsoft Print to PDF en Mac, Linux, Android, iPhone y iPad
Como ya hemos aclarado hasta ahora la impresora PDF de Windows solo está disponible para Windows 10. Entonces qué sucede si tenemos otro tipo de sistema operativo como el que utiliza un Mac o Linux. Lo mismo en cuanto a los sistemas Android, iPhone y iPad. La única solución pasa por hacer uso de un emulador de Windows 10, para hacerle creer al sistema que, realmente, nos encontramos ante este sistema operativo.
Hablamos de “Única solución” haciendo referencia a la utilización de la impresora PDF de Windows 10 en otros sistemas operativos o versiones de Windows, ya que existen programas alternativos que te van a permitir dicha conversión.
Cuáles son las alternativas a Print to PDF
Una de las mejores alternativas a Microsoft Print to PDF es hacer uso de los conversores online. Se trata de herramientas que trabajan íntegramente online con lo que te ahorras tener que descargar e instalar programas. Pero, igualmente, existe la opción de utilizar un navegador, ya sea Chrome, Safari, Firefox o Microsoft Edge. En cada uno de ellos siempre dispondrás de la opción “Imprimir” o de “Exportar”, que te va a permitir elegir el formato de destino de un determinado documento.
Tampoco nos podemos olvidar de programas ofimáticos como Word u Open Office, que incorporan su propio conversor de archivos, como alternativa a Microsoft Print to PDF. Pasa lo mismo que con los navegadores, desde “Imprimir” o “Exportar” vas a poder realizar el correspondiente cambio de formato. Aquí, incluso, puedes añadir la opción de “Guardar como” que te facilita la opción de realizar conversiones entre distintos formatos; entre ellos, como no, el PDF.