La inserción de un archivo PDF en Excel es una práctica común y útil que permite combinar datos y contenido visual en una sola hoja de cálculo. Al insertar un PDF en Excel, puedes mostrar informes, gráficos, tablas u otros documentos completos dentro de una celda o como una imagen vinculada. Esta función es especialmente útil cuando necesitas compartir y presentar información diversa en un solo archivo. Así que saber cómo insertar un PDF en Excel te será de gran utilidad para esas circunstancias.
Lo bueno es que puedes hacer esta acción desde cualquier sistema operativo, es decir tanto si tienes Windows como si tienes Mac, Linux o lo quieres hacer desde un dispositivo móvil, habrá una solución para hacerlo. Las propias herramientas de FormatPDF te van a permitir realizar esta acción.
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Cómo insertar un PDF en Excel
Para incluir un PDF en Excel puedes hacer uso del propio programa de Excel por lo que esto es una gran ventaja. Si tienes instalado el programa de Excel en tu ordenador simplemente sigue estos pasos:
- Abre tu archivo de Excel en el que deseas insertar el PDF.
- Ve a la pestaña "Insertar" en la barra de herramientas de Excel.
- Selecciona la opción "Objeto" en el grupo "Texto".
- En la ventana emergente, elige la pestaña "Crear desde archivo".
- Haz clic en el botón "Examinar" y busca el archivo PDF que deseas insertar. Selecciona el archivo y haz clic en "Insertar".
- Marca la casilla "Mostrar como icono" si deseas mostrar el PDF como un icono en la celda. De lo contrario, déjala desmarcada para mostrar el PDF como una imagen.
- Haz clic en "Aceptar" para insertar el PDF en tu hoja de Excel.
Este proceso te permitirá combinar información y datos visuales en un solo archivo, facilitando la presentación y visualización de contenido relevante en tu hoja de cálculo de Excel.
Otra de las formas que tienes para insertar un PDF en Excel es convertir ese PDF en Excel. Para ello, tienes la plataforma FormatPDF.com en donde encontrarás esta herramienta en específico:
- Ingresa en formatpdf.com/pdf-a-excel/.
- Ahora lleva el archivo PDF al recuadro que aparece en color rojo o línea discontinua.
- Aparecerá una nueva pantalla. Haz clic en el botón que dice “Convertir a Excel”.
- Se descargará un nuevo archivo Excel con la información del PDF. Para unirlo al otro que tenías previamente puedes abrirlo y copiar la información de uno a otro.
Qué debes tener en cuenta al insertar un PDF en Excel
Como en cualquier acción que realices en lo que se refiere al uso de archivos PDF y de modificaciones que quieras realizar en ellos, debes de tener en cuenta ciertos detalles. Así será realmente como vas a conseguir que se copie de forma adecuada la información de uno a otro:
- Recuerda que el PDF insertado en Excel no se puede editar directamente en la hoja de cálculo. Sin embargo, puedes realizar acciones como cambiar el tamaño, mover o eliminar el objeto PDF utilizando las opciones de formato y manipulación de imágenes de Excel.
- Si has seleccionado la opción "Mostrar como icono", verás un icono en la celda que representa el PDF. Puedes hacer doble clic en él para abrir el PDF en la aplicación predeterminada de visualización de PDF en tu ordenador.
- Si has optado por insertar el PDF como una imagen, aparecerá directamente en la celda seleccionada. Puedes ajustar el tamaño de la imagen y moverla dentro de la celda según tus necesidades.
- Cuando eliges convertir el PDF e Excel para después juntarlo, es tan sencillo como que una vez que lo tienes como archivo XML copies la información de ese archivo para pegarlo en el otro. Además, si lo quieres compartir con otras personas, puedes hacerlo subiéndolo a plataformas como por ejemplo Google Drive, que es una herramienta que te permite realizar varias acciones y desde donde también podrás convertir documentos de Google Docs a PDF y otros formatos.
Qué programas permiten insertar un PDF en Excel
El insertar un PDF en Excel se puede realizar de muchas formas. Los dos métodos anteriores son los más sencillos, pero no son los únicos existentes. Mucho de ello dependerá cuál sea el sistema operativo del que se dispone en ese momento.
Cómo insertar un PDF en Excel desde el ordenador
Para poder insertar un PDF en Excel desde el ordenador, lo ideal es que se tenga un programa como Excel, Numbers o de LibreOffice. Eso da diversas opciones para poder optar cuál será la mejor forma de insertar el PDF en el Excel.
Windows 10 y anteriores versiones de Windows
Más allá de las opciones anteriores, podrías decidir convertir el PDF en una imagen y posteriormente insertarlo en el Excel como lo harías con una imagen tradicional. Para hacer eso puedes optar por la propia plataforma FormatPDF.com y hacer uso de la herramienta de convertir de PDF a JPG o por el contrario, hacer una captura de pantalla en el propio ordenador. Después, sería cuestión de ir al Excel y en la parte de “Insertar” elegir “Imagen” para colocar el contenido como imagen en sí mismo.
Mac
Para insertar el PDF desde Mac puedes seguir cualquiera de las opciones mencionadas anteriormente. Si no tienes instalado Excel podrías hacer lo mismo en Numbers que viene por defecto en todos los ordenadores de Mac.
Linux
Para insertar un archivo PDF en Excel desde un ordenador con Linux, puedes utilizar LibreOffice o OpenOffice Calc. Los pasos son similares a los anteriores:
- Abre tu archivo de Excel en LibreOffice Calc o OpenOffice Calc.
- Haz clic en la celda donde deseas insertar el PDF.
- Ve a la pestaña "Insertar" en la barra de menú y selecciona "Imagen".
- En la ventana emergente, navega hasta la ubicación del archivo PDF que deseas insertar y selecciona el archivo.
- Haz clic en el botón "Abrir" para insertar el PDF en tu hoja de cálculo.
- Ajusta el tamaño y la posición del PDF según tus necesidades arrastrándolo con el ratón.
Cómo insertar un PDF en Excel desde el móvil o la Tablet
Si tienes un móvil o Tablet y quieres hacer desde allí la acción de insertar el PDF en un Excel entonces tendrás que tener en cuenta algunos detalles específicos para ello.
Android
Para hacerlo en Android lo ideal es descargarse la aplicación compatible de Excel aunque puede que el uso de algunas de las herramientas sean de pago:
- Descarga e instala Microsoft Excel o Google Sheets desde la Play Store.
- Abre tu archivo de Excel.
- Localiza la opción de inserción de imágenes u objetos en la barra de herramientas de la aplicación.
- Selecciona la opción "Desde archivo" o "Insertar imagen" y navega hasta la ubicación del archivo PDF en tu dispositivo.
- Selecciona el archivo PDF que deseas insertar y confirma la acción.
- Ajusta el tamaño y la posición del PDF en tu hoja de Excel según tus necesidades.
iPhone (iOS) o iPad
En este caso es muy similar al de Android. Hay que buscar una aplicación de la App Store que sea compatible y seguir los mismos pasos. Si no puedes descargar una aplicación, entonces siempre tendrás disponible la opción online en donde únicamente te hará falta tener una conexión a internet.
