Cómo hacer una factura en PDF

Cómo hacer una factura en PDFAlgo a lo que habrás tenido que enfrentarte, o te enfrentarás alguna vez, es crear una factura en PDF. Te preguntarás, ¿por qué en PDF? La respuesta es simple: el formato PDF es el mejor para compartir documentos y, por ello, es el que se ha estandarizado para enviar CV, documentos, contratos… y facturas. Lo que quizás no conocías es el truco que te permite agilizar este procedimiento, creando la factura desde Excel y, después, convirtiéndola a PDF.

La factura es un recurso fundamental para cualquier autónomo o profesional, que necesita emitir un documento para el cobro por su servicio o trabajo. Hoy en día, emitir una factura en formato PDF, forma parte de la jornada de cualquier persona que necesite este documento para enviar a su cliente.

Ahora bien, ¿existe alguna manera de generar la factura de forma fácil? Por supuesto que sí. Vamos a mostrarte la forma más habitual de crear una factura PDF y verás lo sencillo que es hacerla.

Cómo crear una factura en PDF

Plantillas de facturas de Microsoft

Gracias a este apartado, vas a poder conocer, de primera mano, uno de los métodos más utilizados para hacer una factura en formato PDF. Para ello, harás uso de un modelo de factura PDF. En primer lugar, haremos uso de la herramienta ofimática Excel. Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Accediendo a esta página web oficial de Microsoft, https://templates.office.com/es-es/facturas, podrás descargarte el modelo de factura que desees para utilizar en Excel. En principio, no encontraremos ningún modelo de factura PDF.
  2. El siguiente paso, para crear una factura en PDF, es abrir el programa Excel en tu ordenador y cargar el modelo de factura que previamente has descargado. Por supuesto, también puedes hacer uso de programas alternativos a Microsoft Excel para abrir la factura y trabajar sobre ella.
  3. Rellena cuidadosamente los datos, que se te solicitan en cada campo de la factura
  4. Una vez cumplimentado todo, es el momento de obtener tu factura PDF. Para ello, guarda el documento y utiliza nuestro convertidor de Excel a PDF. Si lo prefieres, también puedes hacer uso de la opción de guardado como PDF del propio programa Excel. Por otra parte, también es muy importante firmar el PDF de manera electrónica, para lo que puedes hacer uso de otra herramienta online, que tampoco requiere instalación.

Qué debes saber sobre hacer factura PDF

Hacer una factura PDF requiere de una serie de requisitos importantes y datos, que es imprescindible incluir en el documento. A continuación, los datos que nunca pueden faltar en una factura:

  • Es importante indicar el lugar y la fecha de emisión de la factura PDF.
  • Tampoco podemos olvidarnos de indicar el número de factura o la serie. La numeración deberá ser correlativa para la siguiente factura en PDF.
  • Se deben incluir los datos fiscales del emisor de dicha factura (nombre, apellidos, denominación social, número de identificación fiscal y domicilio…) y del receptor.
  • Hay que poner una breve descripción de la contraprestación y de la operación. Aquí se incluiría si entra o no el IVA y datos como el tipo tributario, o la base imponible.
  • Ten en cuenta que, además de Excel, existen otros programas para poder elaborar facturas, como es el caso de Word, el cual también puedes pasar posteriormente a PDF.

Qué programas permiten crear factura en formato PDF

Realmente existe una buena variedad de programas que permiten hacer factura PDF, aunque, lo cierto es que, empresarialmente, se suele utilizar una serie de ellos en concreto, ya que es importante estandarizar este proceso. La clave está siempre en enviar las facturas en PDF, sea cual sea el programa que utilicemos para la creación.

Convertir factura en PDF desde el ordenador

Las facturas se suelen crear en un ordenador. La tendencia es hacer uso de la factura electrónica, frente a la tradicional manuscrita. Las nuevas tecnologías permiten poder enviar por correo electrónico todas las facturas firmadas. Esto permite un ahorro de costes y de tiempo alto.

Windows 10 y anteriores versiones de Windows

En Windows (Windows 10 y versiones anteriores), ya hemos explicado que la mejor opción es hacer uso de la hoja de cálculo de Excel. Pero también hay que destacar Google Sheets, la hoja de cálculo de Google, que trabaja en la nube y que sincroniza con el resto de productos de Google, como el correo Gmail.

Mac

Los usuarios de Mac, disponen también de su propia hoja de cálculo, como es Numbers, que forma parte del paquete ofimático de Apple iWork. A pesar de ello, en Mac, también podemos hacer uso de Chrome, y por tanto de Google Sheets, que facilita el poder compartir con otros equipos.

Linux

En Linux, dentro de LibreOffice, tenemos Calc, una hoja de cálculo que sirve para hacer tablas, que es gratuita y de código abierto. Sin duda, una de las mejores opciones para este sistema operativo.

Cómo hacer una factura en PDF desde el móvil o la tablet

El móvil o la tablet, son actualmente tipos de dispositivos muy utilizados en el sector empresarial y laboral, gracias a que siempre suelen llevarse encima. De este modo, se convierten en unas herramientas interesantes para elaborar y enviar facturas PDF.

Android

En la tienda de Google Play Store para móviles y tablets de Android, podemos encontrar una buena selección de paquetes ofimáticos y, por tanto, de hojas de cálculo. Entre ellas, podemos encontrar incluso el conocido Excel, que está disponible para su descarga desde aquí.

iPhone (iOS) o iPad

En los iPhone y los iPad, dentro de la App Store, también encontramos una importante variedad de apps que funcionan como hojas de cálculo, como la mencionada y recomendada Numbers.

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