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Cómo hacer una factura en PDF

Algo a lo que habrás tenido que enfrentarte, o te enfrentarás alguna vez, es crear una factura en PDF. Te preguntarás, ¿por qué en PDF? La respuesta es simple: el formato PDF es el mejor para compartir documentos y, por ello, es el que se ha estandarizado para enviar CV, documentos, contratos... y facturas. Hacer una factura en PDF no tiene ningún misterio. He preparado para ti un modelo de factura PDF para que solo tengas que descargarla y, haciendo uso de nuestro editor de PDF online, rellenar los campos necesarios para descargar la factura en PDF.

Fragmento del modelo de factura en PDF para descargar

La factura es un recurso fundamental para cualquier autónomo o profesional, que necesita emitir un documento para el cobro por su servicio o trabajo. Hoy en día, emitir una factura en formato PDF, forma parte de la jornada de cualquier persona que necesite este documento para enviar a su cliente. Ahora bien, ¿existe alguna manera de generar la factura de forma fácil? Por supuesto que sí. Voy a mostrarte la forma más habitual de crear una factura PDF y verás lo sencillo que es hacerla.

Factura en PDF para rellenar online

Lo primero que te voy a ofrecer, si has llegado hasta aquí buscando cómo hacer una factura en PDF, es justamente lo que necesitas: un modelo de plantilla de factura en PDF. Tan fácil como descargarlo a través del siguiente botón:

Una vez tengas descargado tu modelo de factura.pdf (después le podrás cambiar el nombre), es el momento de hacer la factura en PDF. Esto significa rellenar los campos y añadir toda la información que necesites, algo que puedes hacer online con esta herramienta de edición de PDFs:

Para qué necesitas hacer una factura en PDF

Aquí te explico para qué necesitas hacer una factura en PDF:

  • Para cobrar por tu trabajo: Una factura en PDF es esencial cuando has realizado un trabajo o proporcionado un servicio valioso. Es emocionante recibir el pago por tu esfuerzo y dedicación.
  • Para llevar un registro de tus ingresos: Llevar un registro de tus ingresos es fundamental para el éxito financiero. Con facturas en PDF, puedes mantener un registro ordenado y emocionarte al ver cómo crecen tus ganancias.
  • Para cumplir con la ley: Cumplir con las obligaciones legales y fiscales es crucial. Emitir facturas en PDF te ayuda a mantener tu negocio dentro de la ley y te permite disfrutar de la tranquilidad de estar en regla.
  • Para fortalecer tu imagen profesional: Una factura profesional en PDF demuestra seriedad y compromiso. Esto puede emocionarte, ya que una imagen profesional puede atraer a más clientes y oportunidades.
  • Para facilitar la comunicación con tus clientes: Las facturas en PDF son fáciles de compartir por correo electrónico o imprimir. Esto agiliza la comunicación con tus clientes y te permite mantener relaciones comerciales emocionantes y fluidas.
  • Para gestionar tus finanzas de manera efectiva: Tener facturas organizadas en PDF te permite llevar un control financiero más efectivo. Esto te emocionará, ya que podrás tomar decisiones financieras más informadas y alcanzar tus metas con mayor facilidad.
  • Para hacer crecer tu negocio: Al llevar un registro adecuado de tus transacciones, puedes identificar tendencias, clientes frecuentes y áreas de crecimiento. ¡Nada es más emocionante que ver tu negocio prosperar!

Cómo convertir una factura en PDF

Plantillas de facturas de Microsoft

Gracias a este apartado, vas a poder conocer, de primera mano, uno de los métodos más utilizados para hacer una factura en formato PDF. Para ello, harás uso de un modelo de factura PDF. En primer lugar, haremos uso de la herramienta ofimática Excel. Los pasos a seguir son los siguientes:

  • Accediendo a esta página web oficial de Microsoft, https://templates.office.com/es-es/facturas, podrás descargarte el modelo de factura que desees para utilizar en Excel. En principio, no encontraremos ningún modelo de factura PDF.
  • El siguiente paso, para crear una factura en PDF, es abrir el programa Excel en tu ordenador y cargar el modelo de factura que previamente has descargado. Por supuesto, también puedes hacer uso de programas alternativos a Microsoft Excel para abrir la factura y trabajar sobre ella.
  • Rellena cuidadosamente los datos, que se te solicitan en cada campo de la factura
  • Una vez cumplimentado todo, es el momento de obtener tu factura PDF. Para ello, guarda el documento y utiliza nuestro convertidor de Excel a PDF. Si lo prefieres, también puedes hacer uso de la opción de guardado como PDF del propio programa Excel.

Excel a PDF

  • Por otra parte, también es muy importante firmar el PDF de manera electrónica, para lo que puedes hacer uso de otra herramienta online, que tampoco requiere instalación.

Firmar PDFQué debes saber sobre hacer factura PDF

Hacer una factura PDF requiere de una serie de requisitos importantes y datos, que es imprescindible incluir en el documento. A continuación, te presento los datos que nunca pueden faltar en una factura:

  • Es importante indicar el lugar y la fecha de emisión de la factura PDF.
  • Tampoco podemos olvidarnos de indicar el número de factura o la serie. La numeración deberá ser correlativa para la siguiente factura en PDF.
  • Se deben incluir los datos fiscales del emisor de dicha factura (nombre, apellidos, denominación social, número de identificación fiscal y domicilio…) y del receptor.
Como autónomo, esto te interesará: Descargar plantilla de factura en Excel
  • Hay que poner una breve descripción de la contraprestación y de la operación. Aquí se incluiría si entra o no el IVA y datos como el tipo tributario, o la base imponible.
  • Ten en cuenta que, además de Excel, existen otros programas para poder elaborar facturas, como es el caso de Word, el cual también puedes pasar posteriormente a PDF.

Qué programas permiten crear factura en formato PDF

Realmente existe una buena variedad de programas que permiten hacer factura PDF, aunque, lo cierto es que, empresarialmente, se suele utilizar una serie de ellos en concreto, ya que es importante estandarizar este proceso. La clave está siempre en enviar las facturas en PDF, sea cual sea el programa que utilicemos para la creación.

Convertir factura en PDF desde el ordenador

Las facturas se suelen crear en un ordenador. La tendencia es hacer uso de la factura electrónica, frente a la tradicional manuscrita. Las nuevas tecnologías permiten poder enviar por correo electrónico todas las facturas firmadas. Esto permite un ahorro de costes y de tiempo alto.

Windows 10 y anteriores versiones de Windows

En Windows (Windows 10 y versiones anteriores), ya te he explicado que la mejor opción es hacer uso de la hoja de cálculo de Excel. Pero también hay que destacar Google Sheets, la hoja de cálculo de Google, que trabaja en la nube y que sincroniza con el resto de productos de Google, como el correo Gmail.

Mac

Como usuario de Mac, dispones también de su propia hoja de cálculo, como es Numbers, que forma parte del paquete ofimático de Apple iWork. A pesar de ello, en Mac, también podemos hacer uso de Chrome, y por tanto de Google Sheets, que facilita el poder compartir con otros equipos.

Linux

En Linux, dentro de LibreOffice, tienes Calc, una hoja de cálculo que sirve para hacer tablas, que es gratuita y de código abierto. Sin duda, una de las mejores opciones para este sistema operativo.

Cómo hacer una factura en PDF desde el móvil o la tablet

El móvil o la tablet, son actualmente tipos de dispositivos muy utilizados en el sector empresarial y laboral, gracias a que siempre suelen llevarse encima. De este modo, se convierten en unas herramientas interesantes para elaborar y enviar facturas PDF.

Android

En la tienda de Google Play Store para móviles y tablets de Android, encontrarás una buena selección de paquetes ofimáticos y, por tanto, de hojas de cálculo. Entre ellas, accederás incluso el conocido Excel, que está disponible para su descarga desde aquí.

iPhone (iOS) o iPad

En los iPhone y los iPad, dentro de la App Store, también hay una importante variedad de apps que funcionan como hojas de cálculo, como la mencionada y recomendada Numbers.

Preguntas frecuentes sobre hacer una factura en PDF

No, la mayoría de las plataformas de facturación en línea son intuitivas y fáciles de usar, incluso si no tienes experiencia técnica.
Sí, muchas plataformas, como FormatPDF.com te permiten personalizar el diseño de tu factura para que refleje la identidad de tu empresa.
La fecha de vencimiento varía, pero suele ser de 15 a 30 días a partir de la emisión de la factura.

11/12/2023: El contenido se ha actualizado para facilitar la comprensión por parte del lector. Se ha sustituido la imagen destacada por una de mayor calidad. Se ha incorporado el apartado "Para qué necesitas hacer una factura en PDF", ya que consideramos que es de utilidad. Hemos incluido, igualmente, el apartado de preguntas frecuentes para aclarar las principales dudas de nuestros lectores. Se ha incorporado el apartado de "También te puede interesar" para ofrecer a nuestros lectores la opción de leer otros artículos relacionados que puedan ser de interés.

administrador
César ha trabajado en diferentes medios de comunicación de España, tanto digitales como en papel (Marca, Veo TV, elBoletín, AmecicaEconómica, CubaEconómica...), en los que ha desempañado el papel de redactor para diferentes temáticas relacionadas con la tecnología, el deporte, política, economía y más.
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