Guardar una hoja de cálculo en formato PDF es una práctica común y útil para compartir y preservar la información de manera segura y accesible. Tanto en entornos profesionales como en tareas personales, convertir una hoja de cálculo en PDF ofrece ventajas como la capacidad de mantener el formato original, la compatibilidad con diferentes dispositivos y la posibilidad de proteger el contenido contra modificaciones no autorizadas. Aquí aprenderás cómo guardar una hoja de cálculo en PDF, utilizando la herramienta de conversión a PDF online adecuada.
Para ello, existen distintas opciones. Tienes la posibilidad de convertir la hoja de cálculo en un PDF en una plataforma online. Pero también a través de la instalación de programas que sean compatibles con tu sistema operativo. Todos ellos te proporcionarán la solución que requieres para adaptarlo así a tus propias necesidades. Y con ello, ajustar la configuración de cada página gracias a las distintas funciones avanzadas.
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¿Cómo guardar una hoja de cálculo en PDF?
Lo primero que tienes que saber es qué es una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es una herramienta digital utilizada para organizar, calcular y analizar datos numéricos. Se compone de una cuadrícula de celdas dispuestas en filas y columnas, formando así una estructura tabular. Cada celda puede contener diferentes tipos de datos, como números, texto, fechas o fórmulas matemáticas.
Generalmente el programa con el que se trabajan las hojas de cálculo es Microsoft Excel. Pero no es el único. Dependiendo del sistema operativo puedes usar alguna otra alternativa. En este punto, también es importante que comprendas la diferencia que existe entre la hoja de cálculo y los libros. El libro en sí de Excel son todas las hojas de cálculo que hay en el propio documento. Con lo cual, si tienes un archivo con varias hojas de cálculo y quieres convertir a PDF una de ellas, tienes varias opciones.
La forma más sencilla de guardar una hoja de cálculo en PDF es utilizando una plataforma online en donde no sea necesario instalar ningún programa adicional. En FormatPDF.com tienes la solución para ello en muy pocos pasos:
- Ingresa a https://www.formatpdf.com/excel-a-pdf/
- Una vez allí, arrastra el archivo Excel al recuadro rojo o en su defecto haz clic en “Selecciona archivo”.
- Se abrirá una nueva pantalla en donde verás una miniatura. Ahora en la columna derecha haz clic en “Convertir PDF”.
- Después de ello, el archivo de Excel se convertirá en un PDF y quedará descargado en el ordenador.
Qué debes tener en cuenta al guardar una hoja de cálculo en PDF
Cuando realizas estas acciones y cambios en ciertos archivos, es imprescindible que prestes atención a algunos detalles. Eso es lo que te permitirá en definitiva lograr tu objetivo.
- El tiempo que tardará el archivo Excel en convertirse en un archivo PDF dependerá de su peso. Si la hoja de cálculo únicamente tiene fórmulas entonces será fácil, pero si tiene algún gráfico, es normal que tarde un poco más de tiempo.
- Un archivo Excel, que es un libro, se puede componer de varias hojas de cálculo. Si lo que quieres es guardar una única hoja de cálculo en PDF a través de una plataforma online tienes varias opciones. La primera de ellas es el hecho de seleccionar en el Excel la hoja de cálculo y guardar únicamente esa hoja. Y después convertir de Excel a PDF. La otra opción es convertir todo el libro de Excel a PDF y una vez que lo tengas, eliminar del PDF las hojas que no te interesen.
- Antes de guardar la hoja de cálculo comprueba que el diseño es como tú quieres. Así tendrás un archivo final correcto. Puedes ajustar el tamaño de la página, la orientación (horizontal o vertical) y los márgenes según tus necesidades.
- La calidad en la que se obtendrá el archivo final de PDF es la misma en la que está el archivo original por lo que no sufrirá ningún tipo de modificación en este caso. Si te equivocas en la conversión o quieres volver atrás, siempre puedes convertir de PDF a Excel. También existe la posibilidad de importar de PDF a Excel sin programas.
Cómo guardar una hoja de cálculo en PDF en cada sistema operativo
Hay ocasiones en las que no se tiene acceso a internet y, por lo tanto, la opción de hacer la conversión a PDF online no funciona. Es allí entonces en donde lo ideal sería tener instalado un programa en el ordenador, móvil o Tablet que haga esa función.
Cómo guardar una hoja de cálculo en PDF desde el ordenador
Realizar esta tarea desde el ordenador siempre será más sencillo por el hecho de que cuentas con más alternativas. Simplemente se trata de buscar cuál es la mejor opción según el sistema operativo de tu ordenador.
Windows 10 y anteriores versiones de Windows
Para guardar la hoja de cálculo en PDF lo primero será tener instalada la versión correspondiente de Microsoft Excel. Una vez allí, sigue estos pasos:
- Abre la hoja de cálculo en Microsoft Excel.
- Ahora, ve al apartado de “Archivo”.
- En el menú desplegable, selecciona "Guardar como".
- Se abrirá una ventana emergente para guardar el archivo. Busca la ubicación donde quieres que se guarde el PDF.
- En el campo "Nombre de archivo", ingresa un nombre para el archivo PDF.
- Asegúrate de que el formato de archivo esté configurado como "PDF" o "Archivo PDF (*.pdf)". Si no aparece esa opción, es posible que debas seleccionar "Guardar como tipo" y elegir la opción "PDF" en el menú desplegable.
- Por último, haz clic en “Guardar”.
Mac
Para Mac, si no cuentas con una versión de Excel puedes utilizar Numbers que es la versión que viene por defecto como equivalente. El funcionamiento es igual. Tienes que prestar atención a la hora de guardar y buscar la extensión de PDF para que se guarde correctamente.
Linux
En Linux, puedes descargar Libre Office en donde encontrarás Calcs que es el equivalente para este sistema operativo. Así, vas a poder hacer uso de las hojas de cálculo como en los casos anteriores.
Cómo guardar una hoja de cálculo en PDF desde el móvil o Tablet
Si no tienes contigo un ordenador pero aún así necesitas hacer la conversión y tampoco tienes conexión a internet, podrías optar por alguna aplicación específica.
Android
Para Android existe una versión adaptada de Excel que te permitirá hacer lo mismo que en el ordenador. Si no puedes contar con ella, entonces otra solución es hacer uso de Google Drive y utilizar allí mismo sus hojas de cálculo y después descargarlo en PDF.
iPhone (iOS) o iPad
Como en el caso de Android, puedes optar por la versión de Numbers, Google Drive o en su defecto, buscar una aplicación específica en la App Store escribiendo “hoja de cálculo”. Y si por algún motivo no puedes allí guardarlo en PDF, siempre puedes hacer uso de la plataforma online.
Con todas estas opciones diferentes, verás qué sencillo se te hará el guardar una hoja de cálculo en PDF. Simplemente elige la mejor opción según la circunstancia en la que te encuentres.
