Cómo escanear en PDF

Cómo escanear en PDFEn esta era de trámites digitales, escanear en PDF se ha convertido en una tarea necesaria para prácticamente cualquier gestión. La cuestión de: “¿cómo escanear en PDF?”, ha asaltado, por primera vez, a muchas personas que hasta ahora no se habían tenido que enfrentar a la necesidad de transformar un documento en papel a un fichero homónimo en formato digital.

Escanear un documento en PDF, lejos de ser una tarea compleja, en realidad es un proceso totalmente sencillo de llevar a cabo, independientemente de si solamente se dispone a mano de un móvil o, en caso de estar en el hogar o en la oficina, de una impresora conectada al ordenador.

Tanto en uno, como en otro caso, hay un programa para escanear documentos en PDF para cada situación. En este artículo, abordaremos las diferentes alternativas que existen para escanear en formato PDF cualquier documento en papel.

Cómo escanear un documento en PDF

Empecemos por el método más rápido de escanear en formato PDF, aunque, más adelante, abordaremos también los paso a paso en detalle, para cada caso (escanear en PDF con una impresora HP, Canon, Brother y otras marcas, por ejemplo).

Windows

Si estás en Windows, abre el buscador de programas, escribe «Escáner«, pulsa sobre la aplicación de dicho nombre (ojo: no es «Fax y Escáner de Windows»; si este es el único resultado que ves, dirígete primero a la Microsoft Store y descarga de forma gratuita el programa de Escáner, que también puedes bajarte de forma oficial desde aquí) y, una vez hayas abierto el programa, sigue estos pasos:

  1. Asegúrate de tener el escáner conectado al ordenador, y comprueba que sea ese el dispositivo que esté seleccionado en la lista desplegable de impresoras y escáneres.
  2. En «Tipo de archivo«, pulsa sobre el menú desplegable y elige la opción de «PDF«.
  3. Si quieres modificar o comprobar la carpeta en la que se guardará el documento escaneado en PDF, haz clic en la opción de «Mostrar más» y, dentro de «Digitalizaciones«, podrás cambiar el lugar en el que se guardará el documento.
  4. Una vez lo tengas todo listo, pulsa sencillamente sobre el botón de «Digitalizar«.

Escanear en PDF desde el Escáner de Windows

Todos los ordenadores Windows, independientemente de la versión del sistema operativo (Windows 10, Windows 8, Windows 7, Windows XP…) son compatibles con este programa oficial de Microsoft para escanear en PDF.

Mac

En Mac, el procedimiento para escanear un documento en PDF es tan sencillo como:

  1. Pulsa sobre las teclas de cmd + Espacio al mismo tiempo, para abrir la búsqueda de Spotlight.
  2. Dentro, escribe «escáner«, y pulsa sobre el resultado de «Impresoras y escáneres» (haciendo doble clic sobre él).
  3. Selecciona tu impresora/escáner y, si es necesario, pulsa sobre la pestaña de «Escáner«. Deberías ver algo tal que así:

Ajustes de Escáner en Mac

  1. Ahora, haz clic en «Abrir escáner…» y, dentro de los ajustes que verás en la nueva ventana (si no se te muestra nada, es que tu escáner no está conectado al ordenador), pulsa sobre la lista desplegable de «Formato» para seleccionar la opción de «PDF«.

Escanear en PDF en macOS

Método alternativo para ordenadores y móviles

Si por algún motivo no consigues llevar a cabo el procedimiento explicado arriba, dispones también de una alternativa que te permitirá convertir a PDF tu documento escaneado:

  • Si estás en el ordenador y tienes conectada una impresora con escáner, lo único que debes hacer es escanear el/los documento/s, tal y como lo harías normalmente, para obtener como resultado un fichero JPG (es decir, una imagen). Después, utiliza nuestra herramienta de conversión de JPG a PDF, para transformar ese fichero escaneado en un PDF.
  • En caso de que no dispongas de una impresora con escáner y tengas tu teléfono móvil a mano, existe una alternativa todavía más sencilla, que consiste en situarte con la cámara de tu smartphone encima del documento, para tomar una fotografía de él; después, convierte con nuestra herramienta la imagen resultante al formato PDF en un par de clics.

Qué debes saber sobre los programas para escanear en PDF

El método alternativo para hacer un PDF de un documento escaneado, como has podido ver, requiere un paso intermedio para transformar la imagen en un fichero con la extensión que buscas. Por supuesto, un programa para escanear en PDF te ahorrará tiempo al evitarte ese paso:

  • Los programas para escanear documentos en PDF se encuentran disponibles tanto para móviles, como ordenadores, independientemente de su sistema operativo (Android, iOS, Windows, Mac, etcétera). Hay un programa para cada plataforma, con lo cual no tendrás problemas para encontrar la alternativa que necesitas.
  • Si tienes una impresora con escáner, el proceso es todavía más sencillo, ya que marcas como HP, Canon, Brother o Epson, entre otras, disponen de software específico para escanear en PDF.
  • Da igual que necesites escanear una sola o varias hojas en un mismo documento, ya que la mayoría de estos programas tienen una opción para realizar un escaneo múltiple. Incluso, en caso de que no consiguieras escanear en el mismo documento, puedes recurrir a nuestra herramienta online de unión de PDF para solucionarlo.

Qué programas permiten escanear documentos en PDF

Si nos vamos a las herramientas específicas disponibles, en cada caso, para escanear documento en PDF, uno se da cuenta de que con los ordenadores existe un software específico de cada fabricante de impresoras que habilita esta opción con un simple clic. Más abajo veremos cómo se hace desde el móvil.

Escanear y guardar en PDF desde el ordenador

En función de la marca de tu impresora con escáner, el procedimiento para hacer un escaneo en formato PDF de tu/s documento/s es el siguiente:

Con una impresora HP

En las impresoras HP, el Software de Escaneo HP dispone de un apartado que, bajo el nombre de “Guardar como”, permite elegir el formato PDF como archivo resultante para el escáner. Si se desea modificar la ubicación en la que se almacenará el fichero, solo hay que hacer clic en la opción de “Más” y seleccionar otra ruta de destino.

Impresora Canon

Si necesitas escanear con una impresora Canon y guardar en PDF, lo más sencillo, tanto en Windows (Windows 10, Windows 7 y anteriores versiones), como en Mac, es utilizar el sistema de escaneo que trae por defecto tu equipo:

  • En Windows, busca el programa de Fax y Escáner de Windows (escríbelo tal cual en el rectángulo de búsqueda, que seguramente veas en la parte inferior izquierda de la pantalla), ábrelo, pulsa sobre “Nueva digitalización”, elige tu impresora Canon y, en la opción de “Tipo de archivo”, selecciona “PDF”.
  • En el caso de Mac, has de abrir el menú de Apple, ir a Preferencias del sistema, entrar en “Impresoras y escáneres”, pulsar sobre “Abrir escáner” y, ya allí dentro, elegir la opción de guardar el documento escaneado en PDF.

Impresora Brother

En una impresora Brother con escáner, antes de guardar un documento en PDF, es necesario configurar el sistema para que trabaje con dicho formato: ve al programa ControlCenter4, abre el menú de configuraciones del dispositivo, pulsa sobre “Configuraciones de escaneo del dispositivo” y, en “Archivo”, selecciona el formato PDF en el menú desplegable de extensiones disponibles.

Impresora Epson

Epson Scan, el programa de escáner de Epson, cuenta en el apartado de “Ajustes de Guardar Archivo”, con otro espacio en el que se puede seleccionar la opción de escanear en PDF, dentro de la lista desplegable de “Tipo”, en “Formato de Imagen”.

Impresora Samsung

En el caso de una impresora Samsung, es el programa de Easy Document Creator, el que, bajo el apartado de “Configuración”, permite seleccionar el formato PDF para el documento que se va a escanear a continuación.

Escanear en PDF gratis desde el móvil o la tablet

Por supuesto, un móvil o una tablet son también herramientas, más que de sobra, suficientes para escanear en PDF un documento. Es hora de enterrar ese mito de que para escanear algo se necesita una impresora, ya que con la cámara de un teléfono se puede generar un fichero PDF escaneado, idéntico al que se obtendría con un escáner.

Android

Si estás utilizando un dispositivo Android, la aplicación más utilizada para esta tarea se llama CamScanner, y se puede descargar sin coste desde la tienda de Google Play. Es lo más parecido a un escáner virtual que encontrarás, ya que permite generar un documento PDF a partir de la fotografía que hagas de cualquier folio de papel.

iPhone (iOS) o iPad

En la App Store, la tienda de aplicaciones oficial de los iPhone e iPad, apps como Genius Scan, Scanner App o Escáner App, son algunas de las alternativas más populares, para escanear en PDF desde el móvil o la tablet.

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