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Cómo escanear el DNI o pasaporte en PDF

Si has llegado a este tutorial, es que estás interesado/a en aprender cómo escanear un DNI en PDF o un pasaporte. En la actualidad, la mayoría de las impresoras ya disponen de un escáner, e incluso también todavía hay escáneres que se venden como tales. Pero no todo el mundo tiene acceso a un escáner en el momento oportuno. Por suerte, con la calidad de las cámaras de los smartphones, escanear DNI con el móvil es posible, lo que facilita mucho las cosas a la hora de realizar cualquier trámite.

Escanear un DNI, o escanear un pasaporte, son acciones perfectamente realizables desde el smartphone en caso de que no dispongas de impresora con escáner en casa. Y si tienes escáner, mucho mejor, ya que también te explicaré cómo hacerlo bien desde tu casa u oficina.

Incluso utilizando un escáner, los programas de escaneo muchas veces guardan el resultado en formato de imagen JPG, pero la necesidad de compartir pasaporte y DNI por correo hace que sea conveniente convertir de JPG a PDF, acción que es posible gracias a un conversor. Cuanto mejor sea el programa para escanear DNI, más opciones de formato y de edición tendremos. A través de este tutorial, aprenderás la mejor fórmula para escanear un DNI o pasaporte en PDF, tanto desde el móvil, como haciendo uso de un escáner con el ordenador, te indicaremos, paso por paso, cuáles son los métodos más fáciles.

Cómo escanear tu DNI o pasaporte en PDF

Ha llegado el momento de que te explique cómo conseguir escanear DNI en PDF y, cuando digo DNI, me refiero también a la opción del pasaporte. Te voy a explicar la metodología de los dos métodos más utilizados en la actualidad.

A través de un escáner

La primera forma que tienes para convertir DNI en PDF, es digitalizar tu documento de identidad a través de un escáner, ya sea digital o esté incluido dentro de una impresora. Partimos del hecho de que la impresora/escáner ya ha sido instalada en tu ordenador. Si no es así, conecta el dispositivo al PC a través de un cable o mediante WiFi, e instala los drivers necesarios para su configuración.

Para llevar a cabo el escaneo del DNI o pasaporte, es necesario que dispongas de un software que realice esta función. Los propios escáneres suelen disponer de uno propio que puedes instalar, y la mayoría de todos ellos tienen un funcionamiento parecido: abres el programa, eliges la opción de "Escanear" y sigues las instrucciones que se te mostrarán en la pantalla.

Estos programas suelen tener una opción para elegir el lugar de guardado, el formato y un botón de predigitalización. Los más modernos diferencian entre escaneo y fotocopia. Esta última es aconsejable para texto o documentos, mientras que con la predigitalización verás cómo quedaría el resultado.

Con el móvil

La otra opción es hacer uso de una app de fotografía en tu móvil o tablet. Simplemente, tienes que utilizar la cámara de tu móvil como si se tratase de una foto estándar, haciendo una fotografía del documento que deseas escanear y, después, convirtiéndola a PDF; la otra opción es recurrir a aplicaciones específicas para escanear desde el móvil, tal y como veremos más abajo.

Para escanear un pasaporte o un DNI con el móvil, simplemente sigue estos pasos:

  1. Abre la aplicación de cámara (para tomar fotografías) de tu móvil.
  2. Coloca tu DNI o pasaporte en una superficie firme, lisa, a ser posible de color blanco.
  3. Sitúa el móvil encima del DNI o pasaporte, intentando evitar que no haya sombras sobre el documento. Dispara la fotografía cuando veas que el documento queda centrado en la pantalla.
  4. Ahora, te recomendamos que conviertas esa fotografía en un PDF escaneado. Para ello, puedes utilizar nuestra herramienta para convertir imagen a PDF.

Ejemplo de DNI escaneado

Ejemplo de un DNI de España escaneado, imagen procedente de https://commons.wikimedia.org/wiki/File:DNI-ID_card.jpg

Por qué Deberías Escanear tu DNI o Pasaporte en PDF

  • Mayor seguridad
    La digitalización de tu DNI o pasaporte te proporciona una capa adicional de seguridad. Al tener una copia digital respaldada, puedes evitar el riesgo de pérdida o daño de los documentos físicos originales.
  • Accesibilidad
    Tener tus documentos en formato PDF te permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo con facilidad. Ya no tendrás que llevar contigo los documentos físicos, lo que reduce el riesgo de extravío.
  • Facilita trámites en línea
    La digitalización de tu DNI o pasaporte te permite realizar trámites en línea de manera más rápida y eficiente. Muchas instituciones gubernamentales y empresas aceptan versiones digitales de estos documentos.

Qué debes saber sobre hacer PDF con DNI

Escanear DNI en PDF, como habrás podido comprobar, no es un procedimiento complicado. Pero sí que es importante tener en cuenta una serie de consejos, que te voy a dar a continuación:

  • Ten en cuenta que, escanear un DNI o pasaporte en PDF, no supone que dicha copia tenga validez o sustituya a estos documentos de identificación. A la hora de imprimir el PDF, la copia deberá estar compulsada por la Administración Pública, para tener valor. Para las gestiones públicas solo tendrá validez una copia compulsada. Eso sí, puedes estar tranquilo: para las gestiones privadas sí que es aceptada una copia de tu DNI o pasaporte sin compulsar.
  • Escanear tu pasaporte en PDF o tu DNI, es aconsejable en caso de que, por ejemplo, tengas pensado viajar al extranjero. Esto es así, ya que siempre existe el riesgo de que pierdas uno de estos documentos. Si puedes compulsar las copias mejor que mejor, ya que podrás dejar los originales en el hotel para evitar perderlos en un país fuera de Europa.
  • Escanear el DNI por las dos caras es necesario, ya que con un lado solamente no te vale para poder presentarlo.
  • Convertir foto de DNI a PDF es fundamental si vas a compartir por correo electrónico, ya que el PDF es un formato más compatible con todos los visores.
  • Procura escanear el DNI a tamaño real, para evitar problemas de validación.
  • A la hora de saber cómo escanear un pasaporte en PDF, has de tener en cuenta que las hojas a digitalizar son en la que aparece tu foto y la de al lado.

Qué programas permiten escanear DNI y pasaporte en PDF

Ya te he explicado que cada escáner dispone de su propio software para funcionar, pero no siempre tienes que hacer uso de éste, ya que existen otras apps que cumplen la función de escanear DNI en PDF o pasaporte en PDF. A partir de este momento, te voy a mostrar algunos ejemplos.

Programa para escanear DNI desde el ordenador

A la hora de escanear un DNI pasándolo a PDF, vamos a empezar por el ordenador, un tipo de aparato muy cómodo para poder realizar este tipo de procedimiento. Veremos cuál es el mejor software para escanear un DNI o pasaporte, temiendo en cuenta los principales sistemas operativos.

Windows 10 y anteriores versiones de Windows

En Windows 10 y anteriores versiones, es muy recomendable para escanear un DNI en PDF, incluyendo también, por supuesto, el pasaporte, con la app “Escáner” de Windows. Con esta herramienta, tenemos la ventaja de que podemos digitalizar directamente en PDF.

El procedimiento es el siguiente: busca el programa de Escáner en la barra de búsqueda de Windows, ábrelo, coloca tu DNI o pasaporte en el escáner, comprueba que se ve correctamente, selecciona "PDF" en la lista desplegable de "Tipo de archivo" y, por último, haz clic sobre el botón de "Digitalizar".

Mac

La Vista Previa de Mac permite también escanear DNI en casa con tu ordenador Apple. Podrás acceder a esta función, siguiendo la siguiente ruta: pulsa sobre el menú de "Archivo", haz clic en "Importar desde escáner" y, por último, selecciona tu escáner para proceder a realizar el escaneo del documento.

Linux

En Linux, puedes encontrar varias herramientas destinadas a escanear pasaporte en PDF. Entre ellas, quiero destacar Simple Scan, dada su facilidad de uso. Además, tendrás que elegir entre digitalizar en formato JPG o PDF, por lo que no tendrás que realizar ningún tipo de conversión entre formatos.

Escanear DNI desde el móvil o la tablet

Escanear el DNI con el móvil o la tablet, es otra de las opciones que tienes en tu mano para realizar este procedimiento. La ventaja que ofrecen estos dispositivos es la facilidad en desplazamiento, ya que puedes estar en un parque y escanear tu DNI instantáneamente. Por supuesto, también tienen la ventaja de que no necesitas un escáner en casa.

Android

Escanear un DNI con Android es tan sencillo, como descargarte una de las muchas apps destinadas a esta función, que podrás encontrar en la tienda oficial, Google Play. La mayoría de estas herramientas son gratuitas, solo tendrás que ver algo de publicidad: puedes probar con Office Lens de Microsoft (disponible aquí), Adobe Scan (disponible aquí) o, incluso, el propio escáner de documentos de Google Drive (puedes descargar la aplicación desde aquí).

Si lo prefieres, también puedes hacer una fotografía de tu DNI o pasaporte con la aplicación de cámara de tu teléfono y, después, realizar la conversión de la imagen a PDF, con la herramienta que tienes adjunta más arriba.

iPhone (iOS) o iPad

Escanear tu DNI en el iPhone o iPad es igual de sencillo que con Android, solo que, en esta ocasión, deberás buscar la aplicación en la App Store, que es la tienda oficial de Apple para este tipo de dispositivos. Puedes probar con alternativas como iScanner (disponible en este enlace), Microsoft Office Lens (desde aquí) o Scanner (en este enlace), por mencionar algunos ejemplos.

Preguntas frecuentes sobre escanear el DNI o pasaporte en PDF

Sí, es legal escanear tus documentos de identificación siempre que sea para uso personal y respetando la legislación vigente en tu país respecto a la protección de datos personales.
Existen varias aplicaciones móviles confiables y populares para escanear documentos, como CamScanner, Adobe Scan o Microsoft Office Lens. Asegúrate de descargarlas de fuentes seguras.
No se recomienda escanear los documentos de identificación de otras personas sin su consentimiento expreso, ya que esto podría violar su privacidad y la ley de protección de datos.

14/12/2023: El contenido se ha actualizado para facilitar la comprensión por parte del lector. Se ha sustituido la imagen principal por un vídeo explicativo y la destacada por una de mayor calidad. Se ha incorporado el apartado "Por qué deberías escanear tu DNI o pasaporte en PDF", ya que consideramos que es de utilidad. 

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César ha trabajado en diferentes medios de comunicación de España, tanto digitales como en papel (Marca, Veo TV, elBoletín, AmecicaEconómica, CubaEconómica...), en los que ha desempañado el papel de redactor para diferentes temáticas relacionadas con la tecnología, el deporte, política, economía y más.
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