El smartphone o celular se ha convertido en la mejor forma de escanear documentos sin necesidad de escáner. Pero, como con todo en la vida, para escanear un documento con el móvil... hay que saber cómo, lo cual incluye los consejos que te vamos a mostrar en este artículo.
Hablar, a estas alturas, de escanear un documento con el móvil, puede parecer ya una obviedad para muchas personas. Quien más y quien menos, todo el mundo se ha visto obligado, en alguna ocasión, a pasar al formato digital un documento en papel, a través de la cámara de su teléfono. La cuestión es, ¿sabes cómo hacer este proceso bien?
Sí, escanear un documento con la cámara del móvil no tiene ningún misterio. Eso es cierto, pero también lo es el hecho de que, como en cualquier gestión relacionada con documentos digitales, esta tarea se puede hacer de una forma mucho más profesional si se tienen en cuenta ciertos consejos.
Por ejemplo, ¿sabías que el ángulo con el que escanees el documento tiene un impacto directo en la calidad del archivo escaneado? O, ¿conoces la importancia de la iluminación a la hora de escanear un documento con el móvil? Éstas, y otras muchas cuestiones, resultan de vital importancia a la hora de determinar la calidad del escaneo.
En este artículo verás, no simplemente una recopilación de aplicaciones para escanear documentos con el móvil, sino una selección de consejos profesionales para escanear bien con la cámara de tu móvil. Antes de entregar un documento importante, mejor echa un vistazo a los puntos que encontrarás a continuación.
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El móvil siempre en paralelo al documento y, a ser posible, en posición vertical
Aunque la generación de los móviles con cámara nos ha acostumbrado a tomar las fotografías en horizontal (es decir, en formato apaisado), hay que saber que con los documentos siempre es más recomendable hacer el escaneo en formato vertical. ¿El motivo? Párate a pensar en qué formato sueles leer los PDF en tu ordenador o móvil: por lo general, los lees de arriba hacia abajo, lo que significa que están en vertical. Entonces, ¿por qué ibas a escanear el documento en una posición mucho más difícil de consumir en este formato?
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Los documentos se escanean en vertical, dado que esa es la posición en la que después querrá normalmente visualizar la otra persona el fichero. Si se trata de un contrato, una carta o un formulario relleno, la posición vertical es ideal para escanear algo en papel con el móvil.
Pero tan importante como es hacerlo en vertical, también resulta fundamental que el escaneo del documento con el móvil se realice en paralelo. Esto significa que el móvil ha de estar totalmente recto respecto al documento, de tal forma que el teléfono quede "flotando" encima del papel en línea recta, intentando evitar que la cámara quede girada respecto a la superficie en la que se encuentra la hoja.
La forma más sencilla de asegurarse de que cumples con este punto, consiste en colocar el documento sobre una mesa, levantar el móvil encima del papel, situarlo en el centro, asegurarte de que está totalmente recto y proceder a realizar el escaneo.
Hay aplicaciones que incluyen un sistema específico para evitar las distorsiones que pueden provocar varios grados de inclinación respecto al documento, pero no son infalibles y no siempre garantizan el resultado final del archivo.
Por todo ello, lo ideal es realizar el procedimiento con las máximas garantías desde el primer momento. Posición vertical y ángulo recto en paralelo respecto al documento, esas son las dos primeras claves que extraemos hasta este punto. Pero hay más.
¡Luz, mucha luz!
Muchas personas caen en el error de pensar que, dado que lo que están haciendo con la cámara de su móvil es escanear un documento, no hace falta tener en cuenta los consejos básicos de fotografía tradicional. Lejos de ser cierto, en un documento escaneado, la luz es tan importante como en cualquier otra escena.
Asegúrate de que la sala en la que vayas a escanear el documento con el teléfono esté bien iluminada, tal y como lo harías si fueras a tomar una fotografía estándar de cualquier otra cosa. Apóyate de una lámpara si hace falta: el exceso de luz no hará ningún mal al escaneo del documento.
Si la luz no es buena, puede que haya partes del papel que no se vean bien en el archivo escaneado. Luego no te lleves las manos a la cabeza, si te encuentras con que la otra persona te reclama fragmentos de texto que no se ven bien.
De hoja en hoja: no tengas prisa
Cuando vas a escanear un documento de muchas páginas, la tentación de escanear varias hojas a la vez, para ir más rápido, es grande. En cualquier caso, eso es totalmente desaconsejable: si lo haces de esa manera, acabarás creando un caos importante en el archivo final.
Es mucho más recomendable escanear página por página, que hacerlo tratando de escanear a la vez dos o más caras del documento. El ir página por página te garantiza que, después, el documento estará ordenado tal y como venía originalmente y no tendrás que recurrir a herramientas para ordenar PDF, que añadan más tiempo de trabajo a la tarea.
Ten paciencia con el OCR
OCR responde a las siglas de Optical Character Recognition, y no es otra cosa que la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, que permite convertir cualquier texto escaneado en un texto escrito, editable y modificable a gusto del usuario. Muchas aplicaciones lo ofrecen como extra, a la hora de escanear un documento con el móvil, pero no siempre funciona como a uno le gustaría.
Es por ello, por lo que hay que tener paciencia a la hora de utilizar la opción de escanear con OCR, dado que no siempre funciona a la primera y, además, requiere cumplir al pie de la letra todos los puntos anteriores, para que el sistema verdaderamente sea capaz de reconocer los caracteres del documento.
Firma antes o después de escanear
No existe una diferencia significativa, desde el punto de vista legal, en escanear un documento con el móvil y, después firmarlo online, antes de enviar el adjunto a su destinatario y hacer este mismo proceso a la inversa, firmando primero el documento en papel para, a continuación, escanearlo con el teléfono. Elige el método que mejor encaje en la forma en que quieres dejar el documento firmado.
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