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Cómo digitalizar una firma para PDF sin escanear

Digitalizar una firma es una fantástica manera de tener una versión digital de tu firma para, por ejemplo, poder firmar documentos PDF en cualquier momento sin necesidad de tener que escanear tu firma cada vez que necesites gestionar algún documento.

Digitalizar firma

El mundo digital ha traído varias ventajas como el teletrabajo y, con ello, la posibilidad de enviar informes y documentos sin tener que desplazarte en persona a ningún sitio. A la hora de enviar facturas o documentos empresariales, juega un papel importante la firma electrónica, ya que permite oficializar diferentes tipos de archivo, sin tener que desplazarse para firmar a mano.

Si ya es importante la firma digital, lo es todavía más el formato PDF, ya que se considera el estándar para el intercambio de documentos. Es por este motivo, por el que en este artículo te vamos a facilitar diferentes formas de conseguir estampar tu firma digital en un documento PDF.

Te vamos a recomendar los métodos, para insertar una firma en un PDF, que hemos considerado más sencillos de utilizar para conseguir este propósito. Ya serás tú el que deberás elegir el que más te guste: hay métodos universales que funcionan en todos los dispositivos y otros que solamente te servirán si estás en un PC o el móvil.

Tampoco has de olvidar que un documento firmado suele ser importante, por lo que suele ser también muy recomendable protegerlo frente a escritura e impresión. De este modo, evitarás un mal uso de este tipo de contenido por parte de otras personas. Además, si el documento es sensible, no está de más hacer uso de una clave para abrirlo, a la que solo tengan acceso gente de confianza. Pero eso viene más adelante, ahora, vayamos con lo que nos ocupa en este artículo.

Ya no se resistirá ningún documento del tipo factura o cualquiera que necesite ser firmado.

Digitalizar firma online

Uno de los métodos más sencillos y más utilizado, por las empresas y las personas, para digitalizar una firma es una herramienta online que permita insertar tu firma en un PDF. Gracias a este tipo de herramientas, te ahorras el tener que descargar e instalar ningún tipo de programa en tu equipo, para firmar un documento PDF. Además, estas soluciones en línea, suelen ir acompañadas de otro tipo de herramientas que permiten variadas funciones, tales como la de numerar las páginas del PDF en cuestión, por poner un ejemplo.

Digitalizar una firma online

Para llevar a cabo el proceso de firma digital, lo primero que hay que hacer es subir el archivo a nuestra herramienta (enlazada más arriba), para posteriormente ejecutar el proceso, haciendo clic en el botón correspondiente.

Verás que existe un botón rojo en el que se puede leer "Selecciona archivo PDF" y un espacio que reza "O arrastra y suelta el PDF aquí" que te van a permitir subir el archivo a firmar. Esto te dará paso al editor que te permitirá "Insertar firma" mediante una grafía ya creada, o hacer uso del lápiz para hacerla a mano al momento.

Pulsa en el menú de "Escribir sobre el PDF", pincha en el icono del lápiz (si dejas el ratón sobre él, verás que se llama "A mano alzada") y dibuja tu firma tal y como si lo estuvieras haciendo a mano alzada:

Firmar PDF con el editor de FormatPDF

Si lo deseas, puedes modificar el color de la firma pulsando sobre el icono del lápiz con color que puedes ver en el menú superior de herramientas.

Cuando la firma esté plasmada ya solo tienes que pulsar en el botón de "Descargar".

Por supuesto que puedes escanear una firma para digitalizarla en el documento a través de la opción de insertar una imagen en PDF (es decir, insertar el archivo escaneado de tu firma), pero de esta forma te ahorras ese paso intermedio y directamente firmas tu archivo a mano alzada en tu ordenador.

Adobe Acrobat Reader DC permite firmar documentos

Si hay un programa que se nos venga a la cabeza a la hora de trabajar con PDF, ese es, sin duda, Adobe Acrobat Reader DC. Para ello, deberás tenerlo instalado en tu ordenador. A la vez, es importante disponer de una firma escaneada, ya sea con el móvil, impresora multifunción o con un escáner. A esto, hay que añadir que necesitas instalar en tu navegador un certificado digital para la firma de documentos.

Firma digital

Una vez cumplido con lo anterior, haz clic sobre el menú de “Herramientas”, donde podrás ver la acción “Rellenar y Firmar” y “Colocar Firma”. En ese momento, verás cómo en la barra de herramientas se distingue una punta de una pluma de escribir, se trata del icono firma. Al pulsar sobre él, deberás seleccionar la imagen que corresponde a tu firma digital PDF. Ahora toca “Aplicar” y hacer clic en el lugar del documento en el que quieras que esté la firma.

Office como herramienta para firmar un PDF

No nos podemos olvidar que con Office también se pueden incluir firmas dentro de un PDF. Además, mediante un conversor PDF/Word, vas a poder editar el documento en formato .doc. Programas como Word o Excel, que forman parte del paquete Office, permiten incluir tu firma en cualquier documento digital. Para ello, lo primero es utilizar la opción de insertar una línea de firma en el lugar del documento donde necesites tu grafía.

Una vez realizado el paso anterior, debes hacer doble clic sobre ese cuadro de texto creado para seleccionar la firma escaneada o el certificado de firma. Ya solo te queda guardar el resultado, aunque recuerda que, en este último paso, has de realizar el guardado en formato PDF. Se trata de un procedimiento muy sencillo, que te ocupará muy poco tiempo.

Con Photoshop tu firma será excepcional

Insertar firma en PDFSí, con editores de imagen como Photoshop, vas a poder crear y retocar una firma digital. En Photoshop, tienes la ventaja de que se pueden abrir documentos PDF y, simplemente, tendrás que superponer la imagen con tu firma en el lugar del documento que quieras, pero, ¿cómo se crea una firma con este programa?

Los pasos son muy sencillos: primero, hay que crear un nuevo proyecto con el fondo en blanco (capa blanca). Lo ideal es que se disponga de una tableta gráfica y, por medio de la herramienta pincel, hagas tu firma. Pero la realidad es que no todo el mundo dispone de tableta gráfica.

Para la mayoría de las personas, la mejor solución es escribir tu firma en un papel blanco normal y hacer después una foto con el móvil (utilizando la resolución máxima). Posteriormente, insertarás dicha imagen en Photoshop con “Abrir imagen desde archivo”. Después, haces uso del filtro “Convertir para filtros inteligentes” y, así, corriges los cambios que hagan falta. Finalmente, utiliza el “Filtro de Camera Raw", que te permitirá retocar tu firma (contraste, sombras, blancos, negros, claridad…).

Seguimos con más ajustes dentro de “Selección / gama de colores”, “Escala de grises”, “Sombras”. Nos disponemos, entonces, a ajustar el rango y la tolerancia, para seleccionar las partes negras. Ahora creamos una capa nueva vacía, que rellenaremos con negro y listo.

¿Existe una alternativa a la firma digital?

Sí, siempre que no se trate de un documento que precise de firma digital, es decir, si simplemente queremos que se identifique que somos los autores de dicho documento. En este caso, la alternativa es la marca de agua en PDF. En este sentido, podrás poner la marca de agua que desees, en las hojas que quieras.

Preguntas frecuentes sobre digitalizar una firma para PDF sin escanear

Sí, las firmas digitales son legalmente válidas en muchos países y se reconocen como un medio seguro de firmay y de perfeccionar contratos, acuerdos y otros documentos importantes.
En caso de perder tu certificado digital, debes notificarlo de inmediato a la entidad emisora para que puedan revocar el certificado y emitir uno nuevo. Esto evitará el mal uso de tu firma digital por terceros no autorizados.
Sí, puedes usar la misma firma digital en varios documentos, siempre y cuando estos documentos sean legítimos y requieran tu firma.
administrador
César ha trabajado en diferentes medios de comunicación de España, tanto digitales como en papel (Marca, Veo TV, elBoletín, AmecicaEconómica, CubaEconómica...), en los que ha desempañado el papel de redactor para diferentes temáticas relacionadas con la tecnología, el deporte, política, economía y más.
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