Existe cierta confusión a la hora de hablar de firmar PDF sin certificado digital. Hay personas que creen que solo se puede firmar PDF con un certificado digital, y esto no es cierto, ya que es perfectamente posible usar una firma electrónica sin certificado digital.
A la hora de hablar de firmar un documento, hay que tener en cuenta que existen diferentes formas de formalizar la firma de un contrato digital. La diferencia entre firma digital y certificado digital es fundamental conocerla, porque se trata de una diferenciación que aporta mayor o menor veracidad a la firma del archivo. La más segura es, sin duda, la firma con certificado digital.
Eso no quiere decir que la diferencia entre firma digital y certificado digital, pueda quitar veracidad o autenticidad a un documento firmado. Si simplemente firmas tu PDF y se lo envías a otra persona, sigue siendo un documento firmado totalmente válido y legal. La cuestión es que, si le añades el certificado digital, estarás dotando tu firma de una capa extra de seguridad.
Por lo tanto, no se trata tanto de hablar de la diferencia entre firma digital y certificado, sino que lo que realmente necesitas entender es qué diferencia la firma digital con certificado, de la firma digital sin certificado. Estos son los dos términos que deberás entender para resolver esta duda.
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Cómo firmar un documento PDF sin certificado digital
Empecemos por lo más sencillo. Para firmar un documento sin certificado digital, los pasos que debes seguir son estos:
- Entra en formatpdf.com/firmar-pdf/.
- Sube el documento PDF que necesitas firmar.
- Dentro del menú de "Escribir sobre el PDF", localiza el icono del lápiz y procede a realizar tu firma de forma manual.
- Una vez tengas todo el documento relleno, solo te quedará bajarte el archivo firmado pulsando en "Descargar".
Diferencia entre firma digital y certificado digital
Antes de entrar en detalles, acerca de cómo hacer una firma con certificado digital, primero es importante conocer la diferencia entre firma electrónica y certificado digital, o lo que es lo mismo, la diferencia entre un certificado digital y una firma en formato digital.
El certificado digital es, en pocas palabras, una manera de autenticar tu identidad en cualquier trámite digital. Habrás visto que cualquier proceso oficial, a través de internet, requiere disponer de un certificado electrónico (es decir, certificado digital), válido para confirmar tu identidad: esa es su función, demostrar que realmente eres tú el que está realizando ese procedimiento.
La firma digital, o firma electrónica, por su parte es, sencillamente, cualquier acto de introducir tu firma de forma digital en un documento (ya sea PDF o cualquier otro formato). Abrir un PDF, dibujar con el ratón del ordenador tu firma y guardar el documento con ella, es ya una acción considerada como firma digital de un archivo.
Pero es al mezclar ambas cosas, cuando surge lo que se conoce como firma con certificado digital, o firma electrónica con certificado: aquí, la diferencia reside en que se trata de una firma digital que, a su vez, está reforzada con un sistema de autenticación a través de un certificado digital. Es un escalón superior de seguridad, ya que permite confirmar que la firma ha sido realizada realmente por la persona que dice ser.
Entonces, ¿cómo es una firma con certificado digital?
Si la firma sin certificado electrónico de un documento (ya sea PDF o cualquier otro formato) normalmente tiene este aspecto:
La firma con certificado digital, por su parte, luce este otro diseño:
Las diferencias saltan a la vista: además de la firma propiamente dicha (puede ser una firma dibujada o una firma en texto), este segundo tipo de firmas electrónicas incluyen información que certifica la autoría de la firma. Ahí se incluye la fecha y horas exactas de su realización, los datos de identificación de su autor y más información relevante de la firma.
Firmar un PDF con certificado digital
Dejando a un lado los diferentes tipos de firmas electrónicas, de las que ya hemos hablado en anteriores ocasiones, en este caso nos vamos a centrar en la firma de un PDF con certificado digital. ¿Cómo se hace? Es muy sencillo: tan solo necesitarás disponer de tu certificado digital, acompañado de un programa compatible con este tipo de firmas (si no dispones de uno, te recomendaremos alguna alternativa).
Por lo tanto, lo primero que necesitarás para poder optar a realizar una firma digital con certificado es, tal y como ya te estarás imaginando, un certificado digital. En España, este certificado se puede conseguir a través de la Real Casa de la Moneda, siguiendo un procedimiento relativamente sencillo que viene indicado dentro de la página.
Firma digital con certificado a través de Adobe Acrobat Reader
Uno de los programas que permite la firma con certificado digital es Adobe Acrobat Reader. Una vez tengas ya tu certificado descargado en el ordenador, los pasos que deberás seguir son los siguientes:
- Abre el PDF que deseas firmar con Adobe Acrobat Reader. Si el documento está en formato Word y necesitas convertirlo, utiliza nuestra herramienta para ello.
- En el menú lateral de la derecha, pulsa sobre "Más herramientas".
- Elige "Certificados", pulsando sobre dicha opción.
- Ahora, desplázate hasta la página que necesitas firmar y pulsa sobre "Firmar digitalmente", una opción que verás en la parte superior de la pantalla.
- Selecciona el área en el que deseas firmar y, a continuación, se te mostrará un mensaje emergente solicitándote que configures tu ID digital (si no lo tenías configurado antes). Pulsa sobre configurar.
- Si ya dispones de tu certificado descargado, impórtalo para poder utilizarlo; si no es así, puedes crear un certificado desde cero y guardarlo para las siguientes ocasiones en las que lo puedas necesitar.
Entonces, ¿no es válido firmar un PDF sin certificado digital?
No es así: una firma digital sin certificado sigue siendo perfectamente válida, de manera que puedes presentar tu documento sin miedo a que nadie te diga que esa firma no tiene validez. Simplemente, la otra parte te puede poner el requisito de que la firma se haga mediante certificado digital, en cuyo caso lo más probable es que te lo hagan saber al mismo tiempo que recibes el documento.
Conclusiones
Tal y como habrás visto a lo largo de este texto, no es lo mismo certificado digital, que firma digital: una cosa es la comprobación de seguridad que demuestra tu identidad, y otra es el acto de firmar digitalmente un archivo. Pero, al mismo tiempo, una cosa no es excluyente de la otra: se puede firmar electrónicamente un documento con certificado digital.
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