15 datos sobre el formato PDF que no conocías

En efecto, en la mayoría de las ocasiones no se le saca al formato PDF todo el partido que se le puede sacar, por mero desconocimiento. Es por este motivo, que hemos querido dedicar este artículo a mostrarte todas aquellas curiosidades que te van a ayudar a trabajar con archivos PDF, exprimiéndolos a fondo. Es bastante común que teniendo al alcance de tu mano determinadas cosas, no llegues a darte cuenta de la importancia de estas, debido a que te has acostumbrado a ellas.

Por este motivo, es bueno que te pares a pensar un poco y descubras como el trabajo o la idea de alguien ha podido suponer un gran cambio social y de la forma de trabajar. Aunque parezca sorprendente, el formato PDF sí que supuso un cambio, ya que ofrecía solución a un problema que existía a la hora de compartir archivos y que te mostraremos a lo largo de este texto.

Los 15 datos más desconocidos y a su vez más importantes del formato PDF

En este artículo hemos diseñado una lista sobre las 15 cosas que suele coincidir que la gente desconoce sobre el formato PDF, y que ayudan a comprender su importancia y sus posibilidades de uso. Detrás de este tipo de archivos que están detrás de los libros electrónicos, apuntes, textos, páginas escaneadas, conjunto de imágenes…, se esconden infinidad de curiosidades y utilidades que muchas veces se desconocen. Por ello hemos querido seleccionar 15 de ellas para hacerte más cercano este tipo de formato.

Nuestra intención, aparte de que conozcas más en profundidad el formato PDF, es que puedes sacarle un mayor partido y descubras todo lo que puedes hacer con él. Verás como al finalizar este texto podrás ver con otros ojos este tipo de formato y podrás valorarlo más. Vamos entonces con nuestros 15 datos más importantes sobre el PDF.

¿Sabes quiénes fueron los creadores del formato PDF?

Algo que la mayoría desconoce es quién se encuentra tras el formato PDF. Lo más seguro es que los más curiosos ya os haya picado el gusanillo de la curiosidad y lo habréis buscado, pero la verdad es que si lo preguntas por la calle pocas personas lo saben. Nosotros ya elaboramos un artículo en el que hablamos de la historia de este formato titulado “PDF: qué es, origen e historia de este formato” y que te va a ofrecer una información mucho más completa al respecto, pero en líneas generales debes saber que surgió en 1993 gracias a una de las grandes compañías tecnológicas de la actualidad, como es Adobe, en concreto nos referimos a Acrobat.

Sí, en efecto, los mismos creadores de Photoshop e Illustrator, una referencia en el mundo del software. Detrás de esta firma se sitúan los nombres de sus creadores Charles Geschke y John Warnock, dos pioneros en el mundo del software. Se trata de dos de los nombres más importantes dentro del campo de la tecnología informática.

¿Por qué decimos que fue tan relevante la creación del PDF?

Muchas de las creaciones e inventos surgen de una necesidad que alguien ha sabido cómo cubrir en el momento oportuno. Charles Geschke y John Warnock son aquellos que vieron que a la hora de compartir un documento el receptor lo veía de manera distinta a como el creador de este lo hacía, todo contando que pudiese verlo. De este modo, el formato PDF fue el primero que permitía poder compartir un documento y que este se pudiese ver exactamente igual a como se creó, en cualquier ordenador del mundo. Esto sumado a una compatibilidad que hoy en día ha llegado a ser universal.

El proyecto con el que se buscaba resolver el problema a la hora de intercambiar documentos entre diferentes aplicaciones y sistemas se denominó “The Camelot Project”.

De este modo, para que puedas ver su importancia, antes de 1993 no era posible ver un documento igual (tanto en estilo y formato) a como lo había configurado su creador. Esto supuso una revolución en su momento, ya que de este modo la persona que intercambiaba documentación digital podía hacerlo de manera fiable sin tener en cuenta el sistema operativo del destinatario, el software o el hardware tanto del creador como del receptor de este.

Algo tan sencillo y que hoy vemos algo tan normal con el PDF, antes de su creación era impensable. De ahí que las fotocopias y los faxes tuvieran tanta importancia en la época. Imagina que hay que rellenar un documento oficial y cada persona lo viese de manera distinta, un lío ¿verdad? De este modo puedes vislumbrar la importancia del PDF lo que te ayudará a valorarlo aún más que antes.

¿El documento PDF es mucho más difícil de editar que otro tipo de formatos?

En sus orígenes sí, pero en la actualidad esto no es cierto. Con herramientas online como las que puedes encontrar en https://www.formatpdf.com/ vas a poder realizar conversiones de formato, todo tipo de ediciones, compresiones, diseños, impresiones… y sin tener que instalar ningún tipo de programa en tu ordenador, trabajando íntegramente por la web. Hasta este punto se ha avanzado con el PDF.

Haciendo uso de la herramienta adecuada vas a poder hacer prácticamente de todo con un PDF y, en caso, de que desees editarlo en otro formato, siempre podrás convertirlo a este y volver a transformarlo nuevamente a PDF para compartirlo.

El formato PDF, una necesidad a la hora de enviar un CV digital

Si te has visto en la necesidad de enviar un currículum por correo o de subirlo a una web, habrás podido comprobar que se te exige en un 95% de las ocasiones que lo envíes en formato PDF. Esto no es algo aleatorio, ya que como te hemos mencionado, a la hora de enviar un CV digital es fundamental que el reclutador lo vea tal y como lo creaste y que a su vez no tenga problemas para abrirlo. Esto solo lo permite el formato PDF.

A esto hay que añadir otras dos características, como son la protección contra la modificación no deseada del contenido de este y la seguridad, que hacen que sea el formato ideal para que los encargados de RRHH de las compañías, puedan visualizar los CVs. Sí que es cierto que en ocasiones también es aceptado el formato .docx de Word, pero este no te asegura que se mantenga igual el estilo y el formato del documento, a no ser que se disponga de la misma versión de programa.

Los libros electrónicos y el formato PDF

Muchos devoradores de libros han empezado a hacer uso de los eReader para disponer de multitud de títulos de novelas en un pequeño aparato de tinta electrónica que no cansa la vista. A los libros electrónicos, digitales, también se los conoce como eBooks. Los usuarios de este tipo de aparatos saben que existen muchos formatos de lectura de libros, pero que no todos son compatibles con todos los lectores.

Pero en este sentido hay que decir que es muy raro disponer de un eReader que no sea capaz de permitir la lectura de libros en PDF. Esto convierte al PDF en un formato universal para la lectura de libros y te asegura, disponiendo de un libro en PDF, que si te cambias de eReader vas a poder seguir utilizando tus eBooks en tu nuevo dispositivo de lectura.

De este modo evitarás tener que andar realizando conversiones para que puedas leer tus libros que ya compraste en tu nuevo aparato. Pero vamos aún más lejos, ya que van a poder ser leídos también en una tablet, ordenador, móvil o cualquier tipo de aparato compatible, incluso en tu MP4, que suelen ser compatibles con el formato PDF.

¿Sabías que el formato PDF incluye compresión?

Hoy en día, a la hora de compartir archivos, el tamaño de estos es fundamental, cuanto menor sea este mejor, ya que además existe un límite de tamaño que se puede compartir de archivos por correo. Un documento se empieza a hacer más grande dependiendo del diseño, las imágenes, gráficos… que incluya. De este modo, cuando tú conviertes un formato a PDF, el archivo se suele reducir entre un 20 y un 25%, algo que puede resultar muy útil en caso de que necesites compartir muchos archivos pesados.

Aun así, si necesitas reducir aún más el tamaño existen herramientas online dedicadas a la compresión de un PDF y gratuitas. Esta reducción de peso se produce sin una pérdida de calidad apreciable y sin la necesidad de que el receptor disponga de un programa de descompresión de archivos.

La ‘independencia’ de los PDF es una de las claves de su compatibilidad universal

A diferencia de formatos como el DOC (para Microsoft Word) o el Pages (del editor de texto nativo de Apple), que se crearon para una plataforma determinada, el PDF no se diseñó para una plataforma concreta. Esta independencia ha permitido que todo su estilo y formato se mantenga y pueda leerse en cualquier sistema. Esto, a su vez, permite que pueda usarse en multitud de aparatos distintos.

¿Sabes qué significan las siglas PDF?

En muchas ocasiones encontramos siglas de uso común, pero que se desconoce su significado. En este caso, ¿sabes lo que significa PDF? Pues su significado tiene su lógica, ya que es “Portable Document Format” o lo que es lo mismo “formato de documento portátil”, un nombre que expresa perfectamente su principal utilización, la compartición de documentos digitales.

Existen 4 tipos de archivo PDF

Sí, en efecto vas a poder encontrar 4 tipos de archivo PDF que pasamos a detallarte a continuación:

• De imágenes: Presentado como una imagen de bit y en el que no es posible hacer búsquedas de texto, a no ser que dispongas de un programa con tecnología de detección de texto OCR. Suelen ser los PDFs más frecuentes que puedes encontrar.
• Sin etiquetas: Son aquellos documentos PDF creados sin etiquetas, muy parecidas a las creadas en el código HTML y que facilitan la búsqueda de contenido. Suele ser difícil de leer.
• Documentos con etiqueta: Fáciles de encontrar mediante una búsqueda web, son fáciles de ser leídos, pueden ser copiados y pueden ser vistos en pantallas pequeñas.
• Formularios: Permiten introducir y guardar datos introducidos y copiados por el usuario. Suelen ser protegidos por contraseña y son muy usados por la administración pública.

Actualmente el formato PDF se encuentra muy implementado en la Ofimática

A pesar de lo que pueda parecer, ya que los programas ofimáticos disponen de su propio formato, todos ellos te permiten guardar un documento generado en PDF, para poder facilitar que este sea compartido. Dichos programas, como Word, ofrecen también la posibilidad de realizar conversiones desde un PDF a su propio formato, para poder facilitar la edición de los documentos.

La mayoría de las facturas electrónicas que se emiten son en PDF

A la hora de recibir una factura en tu correo electrónico, casi el 100% de las veces esta será en PDF. Una de las principales razones es para evitar que esta pueda ser modificada. También se hace para que el receptor no tenga problemas al abrirla o descargarla y que la reciba sin cambios de estilo o formato que puedan crear confusión.

Además, existen programas como https://www.formatpdf.com/firmar-pdf/ que te van a permitir incluir tu firma para formalizar dichas facturas. En caso de que la factura no sea correcta, lo más normal es que pidas a la persona o entidad que te la envió que la rehaga de nuevo, nunca la modifiques tú.

Un PDF puede ser protegido mediante contraseña

Dado que el formato PDF suele ser muy utilizado para ser compartido, para facturas o trámites administrativos, lo más común es que se deba proteger mediante contraseña. Cuanto más segura sea dicha clave mejor, ya que será más difícil desbloquearla. Lo ideal es mezclar números con letras y símbolos, puesto que la contraseña será así mucho más fuerte.

Los archivos PDF son esenciales para el teletrabajo

Si tienes pensado teletrabajar o ya lo haces debes saber que los archivos en PDF son el pan de cada día. Teletrabajar te obliga a tener que compartir archivos con otros compañeros y en su mayoría van a ser en formato PDF. Es por eso que debes disponer en tu equipo de trabajo de programas que te permitan trabajar con este tipo de formato.

¿Existe alguna alternativa al formato PDF?

Aunque parezca difícil de creer, actualmente no existe un formato que sirva de alternativa al PDF ofreciendo la comodidad, riqueza, versatilidad y opciones que ofrece este popular formato. De ahí que sea un estándar único. Mucha gente hace uso del formato de imágenes JPG o de texto DOC como alternativas, pero no te van a ofrecer, a la hora de compartir, lo que ofrece el PDF.

Qué es PDF/A, PDF/X, PDF/E y PDF/UA

Existe la posibilidad de que en alguna ocasión te encuentres este tipo de variaciones del PDF como son el PDF/A, PDF/X, PDF/E y PDF/UA y no sepas que son. Pues nosotros te lo aclaramos. Se trata de subconjuntos especializados del PDF que se especializan en algo en concreto. Si hablamos de PDF/A lo estamos haciendo de un formato apropiado para el almacenamiento y archivo de documentación a largo plazo. El PDF/X, en cambio, está especializado para el sector de las artes gráficas.

También tenemos el PDF/E que va destinado al intercambio de archivos de ingeniería. Por último, y no menos importante, está el PDF/UA (Universal Access) destinado a usuarios con discapacidades físicas, dando especial relevancia a la discapacidad visual.