En el mundo digital actual, la necesidad de compartir archivos de manera rápida y eficiente es cada vez más importante. Los archivos Word, aunque son muy utilizados para documentos y trabajos escritos, pueden ocupar mucho espacio en el disco duro o al enviarlos por correo electrónico. Por suerte, existen herramientas como FormatPDF que permiten comprimir archivos Word para reducir su tamaño sin comprometer su calidad. En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo comprimir un archivo Word con FormatPDF y así optimizar su almacenamiento y transferencia. Existe un método efectivo con el que puedes hacer uso de un compresor de PDF.
FormatPDF es una herramienta online que permite comprimir archivos Word y otros formatos de archivo de manera sencilla y eficiente. Su interfaz intuitiva y su algoritmo de compresión avanzado hacen que sea una opción popular para aquellos que desean reducir el tamaño de sus archivos sin perder calidad.
Índice de Contenidos
Cómo comprimir archivos .doc o .docx de Word
Para comenzar a comprimir un archivo Word con FormatPDF, primero debes acceder al sitio web oficial de la herramienta. Puedes hacerlo a través de tu navegador web favorito.
Paso a paso, para comprimir un archivo de Word tienes que hacer lo siguiente:
- Ingresa en formatpdf.com/word-a-pdf/.
- Una vez ingreses a la plataforma verás un recuadro que dice “Selecciona archivo Word”, para ello puedes hacer clic en el lugar indicado o arrastrar directamente el documento.
- Una vez hecho lo anterior, verás como aparece una nueva ventana en la que se indica que se ha cargado un documento .doc, formato nativo de texto de Word, esto significa que el archivo se ha cargado de forma correcta.
- Haz clic en el botón que reza "Convertir a PDF" para iniciar el procedimiento.
- Una vez que dispongas del PDF haz clic en "Descargar documento PDF".
En este momento es en el que empieza la compresión del PDF. Para ello:
- Entra en formatpdf.com/comprimir-pdf/.
- Una vez ingreses en la web verás un botón que reza “Seleccionar PDF”, puedes hacer clic en el botón para buscar el archivo o arrastrarlo directamente.
- Después aparecerá una nueva ventana con 3 opciones de compresión: Compresión Extrema, Compresión Recomendada y Baja Compresión. Selecciona la que más te convenga, ten en cuenta que cuanto menos compresión mayor calidad tendrá el archivo.
- Al hacer clic en la opción de tu preferencia, te marcará la selección en color verde. Luego, haz clic al botón rojo que dice "Comprimir PDF" para inicial el proceso.
- Una vez esté convertido, el documento ya estará listo para descargar. Si el documento no se descargó de forma automática puedes presionar "Descargar documento PDF".
En este mismo momento puedes decidir entre quedarte con el documento en PDF, ya que será más fácil de compartir por correo electrónico o realizar una conversión de PDF a Word. Si decides esto último, los pasos a seguir son los siguientes:
- Entra en formatpdf.com/pdf-a-word/.
- Pulsa sobre el botón de "Seleccionar archivo PDF" para buscar el PDF que has descargado en el punto anterior o arrastra directamente el documento.
- Una vez subido a la plataforma, tan solo te queda pulsar sobre el botón de "Convertir a Word" para llevar a cabo la conversión del documento.
- Presiona en "Descargar archivo" y listo.
Qué debes tener en cuenta al comprimir un archivo Word
Al comprimir un archivo Word con FormatPDF u otras herramientas similares, es importante tener en cuenta algunos aspectos para obtener los mejores resultados. Aquí hay algunas consideraciones importantes:
- Equilibrio entre compresión y calidad: Debes encontrar el equilibrio adecuado entre la compresión del archivo y la calidad resultante. Si comprimes demasiado el archivo, es posible que se pierda calidad en el contenido o las imágenes. Experimenta con diferentes niveles de compresión para encontrar el punto óptimo.
- Tipo de contenido: El tipo de contenido en tu archivo Word puede afectar la compresión. Por ejemplo, los documentos con muchas imágenes o gráficos pueden requerir un mayor nivel de compresión para reducir su tamaño. Ten en cuenta el tipo de contenido que contiene tu archivo y ajusta la compresión en consecuencia.
- Metadatos y formato: Algunas herramientas de compresión permiten eliminar los metadatos del archivo, como información de autor o fecha de creación. Si no necesitas esta información, puedes optar por eliminarla durante el proceso de compresión. Además, considera el formato de archivo final deseado (por ejemplo, PDF) y asegúrate de que la herramienta elegida sea compatible.
- Verificación posterior a la compresión: Después de comprimir el archivo Word, es recomendable abrirlo y revisarlo para asegurarte de que no haya ocurrido ninguna pérdida significativa de calidad o cambios no deseados en el formato. Realiza una revisión final para confirmar que el contenido se mantenga legible y las imágenes conserven su apariencia.
- Respaldo del archivo original: Antes de comprimir cualquier archivo, es importante realizar una copia de seguridad del archivo original sin comprimir. De esta manera, si surge algún problema o no estás satisfecho con los resultados de la compresión, siempre tendrás una copia del archivo en su estado original.
Siguiendo estas pautas, podrás comprimir tus archivos Word de manera efectiva y obtener el tamaño reducido deseado sin comprometer la calidad o la legibilidad del contenido.
Qué programas permiten comprimir un archivo Word
El ejemplo que te hemos mostrado al principio de este artículote muestra un método de comprimimir un documento en Word sin tener que descargar o instalar programas, pero si lo deseas también puedes recurrir a un programa descargable. En muchas ocasiones este tipo de sofware descargable require de un pago de licencia, por lo que debes asegurarte de ello.
Cómo comprimir un archivo Word desde el ordenador
Si prefieres realizar la compresión de archivos Word desde tu ordenador en lugar de utilizar herramientas en línea, puedes seguir estos pasos para lograrlo:
Windows 10 y anteriores versiones de Windows
Si estás utilizando un sistema operativo Windows y deseas comprimir un archivo Word directamente desde tu ordenador, puedes seguir estos pasos:
- Selecciona el archivo Word: Abre el explorador de archivos en tu ordenador y navega hasta la ubicación donde se encuentra el archivo Word que deseas comprimir.
- Selecciona el archivo y haz clic derecho: Una vez ubicado el archivo Word, selecciona el archivo y haz clic derecho sobre él para abrir el menú contextual.
- Comprimir el archivo: En el menú contextual, busca la opción "Enviar a" y luego selecciona "Carpeta comprimida (en zip)" o "Enviar a" seguido de la opción del programa de compresión que tengas instalado en tu computadora, como WinRAR o 7-Zip.
- Espera a que se complete la compresión: El programa de compresión abrirá una nueva ventana y comenzará el proceso de compresión del archivo Word. Espera a que se complete el proceso, lo cual puede llevar unos segundos o minutos dependiendo del tamaño del archivo.
- Verifica el archivo comprimido: Una vez finalizada la compresión, se creará un archivo ZIP o RAR que contendrá el archivo Word comprimido. Verifica que el archivo comprimido se haya creado correctamente y que puedas acceder al archivo Word dentro de él.
Mac
Si por el contrario, estás utilizando un ordenador Mac y deseas comprimir un archivo Word directamente desde tu dispositivo, puedes seguir estos pasos:
- Selecciona el archivo Word: Abre el Finder en tu Mac y navega hasta la ubicación donde se encuentra el archivo Word que deseas comprimir.
- Selecciona el archivo y haz clic derecho: Una vez ubicado el archivo Word, selecciona el archivo y haz clic derecho (o mantén presionada la tecla Control y haz clic) para abrir el menú contextual.
- Comprimir el archivo: En el menú contextual, busca la opción "Comprimir" y haz clic en ella. También puedes seleccionar el archivo y utilizar la combinación de teclas "Control + clic" y luego seleccionar "Comprimir".
- Espera a que se complete la compresión: El Mac creará automáticamente un archivo ZIP que contendrá el archivo Word comprimido. Espera a que se complete el proceso de compresión, lo cual puede llevar unos segundos o minutos dependiendo del tamaño del archivo.
- Verifica el archivo comprimido: Una vez finalizada la compresión, se creará un archivo ZIP que contiene el archivo Word comprimido. Verifica que el archivo comprimido se haya creado correctamente y que puedas acceder al archivo Word dentro de él.
Linux
Para Linux, si deseas comprimir un archivo Word directamente desde tu ordenador, puedes seguir estos pasos:
- Abre la terminal: En Linux, la forma más común de comprimir archivos es a través de la terminal. Para abrir la terminal, puedes buscarla en el menú de aplicaciones o utilizar la combinación de teclas "Ctrl + Alt + T".
- Navega hasta la ubicación del archivo Word: Utiliza el comando "cd" para navegar hasta la ubicación donde se encuentra el archivo Word que deseas comprimir. Por ejemplo, si el archivo está en tu escritorio, puedes ingresar el siguiente comando: cd Escritorio.
- Comprime el archivo Word: Utiliza el comando "zip" para comprimir el archivo Word. Por ejemplo, si el nombre del archivo es "documento.docx", puedes ejecutar el siguiente comando: zip archivo_comprimido.zip documento.docx. Esto creará un nuevo archivo comprimido con extensión ZIP llamado "archivo_comprimido.zip" que contiene el archivo Word.
- Verifica el archivo comprimido: Después de completar el proceso de compresión, verifica que el archivo comprimido se haya creado correctamente y que puedas acceder al archivo Word dentro de él.
Cómo comprimir un documento en Word desde el móvil o la tablet
Para los casos donde necesites comprimir un documento de Word pero no dispongas o tengas un fácil acceso a un ordenador, otra opción es recurrir al móvil o la tablet. Aquí habra que tener en cuenta el sistema operativo que manejes.
Android
En Android existen diversas aplicaciones a las que tienes acceso a través de Google Play Store en tu dispositivo Android. Aquí has de buscar una aplicación de compresión de archivos, como "RAR" o "ZArchiver". Descarga e instala la aplicación de tu elección en tu dispositivo para poder comprimir un archivo en Word.
iPhone (iOS) o iPad
Si quieres reducir el tamaño de tu PDF en dispositivos iOS, abre la App Store en tu dispositivo iPhone o iPad y busca una aplicación de compresión de archivos, como "iZip" o "WinZip". Descarga e instala la app que prefieras y esté mejor valorada y podrás comprimir tu documento Word.